Register- och dataskyddsbeskrivning för Åbo Akademis bibliotek och Donnerska institutets bibliotek

Registeransvarig

Åbo Akademis bibliotek
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
tfn: 02-2154180
e-post: biblioteket@abo.fi

Ansvarsperson för kundregistret

Servicechef Christel Lindfors
Åbo Akademis bibliotek /Kundservice
Domkyrkogatan 2-4
20500 Åbo
tfn: 02-2154181

Åbo Akademis dataskyddsfunktion

Dataskyddsombud Anna-Maria Nordman
e-post: dataskydd@abo.fi

Registrets tekniska underhåll: CSC – Tieteellinen laskenta Oy

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Biblioteken använder låntagarregistrets uppgifter för att sköta bibliotekets kundrelationer. Behandlingen baserar sig på kundens medgivande (kunden överlämnar själv uppgifterna eller samtycker att personuppgifter överförs från studentregistret). Uppgifterna behandlas av bibliotekens personal eller av systemets upprätthållare.

Registrets innehåll

I registret sparas uppgifter om låntagaren:

• namn
• födelsetid
• adress
• e-postadress
• telefonnummer
• kundnummer
• pinkod
• kundgrupp (tex. ÅA/Novia studerande eller personal, annan studerande)
• statistikgrupp
• uppgifter om lån, reserveringar och avgifter
• anmärkningar enligt behov, tex överenskommelse om ersättning, specialservice
• datum för när uppgifterna registrerats och när uppgifterna upphör att gälla

Registrets uppgiftskällor

Åbo Akademis studentregister
Uppgifter som låntagaren uppgett
Offentliga adress- och telefonnummertjänster

Bevaringstider för personuppgifterna

Personuppgifter raderas fyra gånger i året för de kunder som har inte lån, obetalda avgifter och vars förfallodag för kundförhållandet passerat tre år.

Personuppgifternas behandlare

Bibliotekens personal och bibliotekssystemets upprätthållare.

Överlåtande av personuppgifter

Vid inloggning till söktjänsten Finna.fi, med användarnamn från Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia eller med bibliotekskort, överförs personuppgifter till söktjänsten Finna.fi som upprätthålls av Nationalbiblioteket.

Låntagarens personuppgifter, låneuppgifter och betalningsuppgifter kan överföras till utomstående parter för fakturering och indrivning. Statistikuppgifter överlåts till den nationella samstatistiken (innehåller inte uppgifter på personnivå).

Om låntagaren använder Depåbibliotekets samlåneservice via bibliotekssystemet överförs en del av låntagaruppgifterna temporärt till Depåbibliotekets låntagarregister.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Överförs inte

Rätt till insyn

Var och en har rätt att granska sina uppgifter i personregistret.  Uppgifterna kan kontrolleras vid bibliotekens servicepunkter eller genom en skriftlig undertecknad förfrågan till den registeransvariga.

Korrigering av uppgifter

Felaktiga uppgifter kan meddelas till bibliotekens servicepunkter där de omedelbart korrigeras. Radering av kunduppgifter kan göras på begäran, om kunden varken har lån eller obetalda avgifter.

Grunden för behandlingen av personuppgifter

EU:s allmänna dataskyddsförordnings artikel 6.1. punkterna a och b.
Universitetslagen (558/2007) 2§