Dataskyddsbeskrivning för Åbo Akademis publikationsarkiv

Registeransvarig

Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
e-post: abopub@abo.fi

Ansvarsperson för publikationsarkivet

Amanuens för digital publicering Eetu Kejonen
Tfn: +358 503310409
e-post: eetu.kejonen@abo.fi

Åbo Akademis dataskyddsfunktion

Dataskyddsombud Anna-Maria Nordman
e-post: dataskydd@abo.fi

Registrets namn

Åbo Akademis publikationsarkiv

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

I Åbo Akademis publikationsarkiv arkiveras och tillgängliggörs universitetets öppna publikationer och lärdomsprov samt metadata för dessa. Lärdomsprov som inte har givits publiceringstillstånd är läsbara enbart på biblioteket, men metadata är öppet tillgängligt i Doria.

Behandlingens rättsliga grund

• Lagstadgad skyldighet
• Överenskommelse

Arkivverket har på basen av arkivlagens (831/1994) 8 och 11 § beordrat att universitetens elektroniska lärdomsprov för högre examen och licentiats- samt doktorsavhandlingar bör bevaras varaktigt i elektronisk form (558/2009).

Registrets innehåll

Publikationernas metadata och fulltext, samt uppgift om publiceringstillstånd. Uppgifter om den registrerade (skribenten): namn. Matrikelnummer och e-postadress lagras men visas inte offentligt.

Registrets uppgiftskällor

Uppgifter som den registrerade uppgett på eGradu-blanketten eller disputationsblanketten
Uppgifter från publikationen

Bevaringstider för personuppgifterna

Varaktigt eller så länge som publikationsarkivet är tillgängligt på nätet.

Personuppgifternas behandlare

Bibliotekens personal som upprätthåller publikationsarkivet.

Överlåtande av personuppgifter

Uppgifter om publikationer är tillgängliga på internet. Uppgifter om publikationerna skördas regelbundet till Finna och Melinda, möjligen även till andra plattformar genom öppet OAI-PMH-gränssnitt.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Aktivt överförs uppgifter inte men publikationsuppgifterna är tillgängliga på webbgränssnitt även utanför EU- och ETA-länder. Uppgifter om publikationer kan även skördas genom OAI-PMH-gränssnitt.

Principer för registrets skydd

Åbo Akademis publikationsarkiv i Doria är ett DSpace-baserat öppet publikationsarkiv. Nationalbiblioteket svarar för publikationsarkivets tekniska upprätthåll och säkerhetskopiering. Alla publikationer utom de som arkiverats för begränsad användning är tillgängliga på nätet. Däremot är metadata för alla publikationer öppet tillgängligt. För lagring av uppgifter har auktoriserade anställda vid Åbo Akademis bibliotek var sitt användarnamn och lösenord till systemet. Likaså har systemets upprätthållare vid Nationalbiblioteket rättigheter till systemet. Data lagras enbart i elektronisk form. Åbo Akademis anställda som upprätthåller publikationsarkivet har tillgång till de registrerades uppgifter. Enbart Nationalbibliotekets systemadministratörer har tillgång till arkivets logguppgifter.

Rätt till insyn

Den registrerade har rätt att granska vilka uppgifter som sparas i personregistret och hur de behandlas. Uppgifterna kan kontrolleras hos de personer som ansvarar för skötseln av publikationsarkivet genom att skicka e-post till adressen abopub@abo.fi

Korrigering av uppgifter

Felaktiga uppgifter kan meddelas till adressen abopub@abo.fi efter vilket personalen ser till att uppgifterna så fort som möjligt korrigeras.