DATASKYDDSMEDDELANDE

HANTERING AV PERSONUPPGIFTER: ANMÄLAN I E-LOMAKE TILL PERSONALUTBILDNINGAR INKL. KURSER I HÖGSKOLEPEDAGOGIK, INFORMATIONSSEMINARIER OCH KURSER I ALLMÄNFÄRDIGHETER

Dataskyddsförordningen (EU 679/2016) 12–22, 30 och 34 artikel

Kontaktinformation

Registeransvarig

Åbo Akademi

Domkyrkotorget 3

20500 Åbo

Finland

Ansvarig enhet: Personalservice, Åbo Akademi

Kontaktperson

Susanne Lundström, susanne.lundstrom@abo.fi, tfn 050-5133500

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet vid Åbo Akademi
dataskydd@abo.fi

För vilka ändamål används dina personuppgifter och vad är den rättsliga grunden för behandlingen?

Personuppgifterna är nödvändiga för information till deltagarna samt för administrering och genomförande av kurser och informationstillfällen samt för den statistik över personalutbildning som ÅA är skyldig att upprätthålla.

Den rättsliga grunden för hanteringen av dina personuppgifter är:

1. Allmänt intresse och offentlig makt: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift som utförs av allmänt intresse eller för att utöva den offentliga makt som Åbo Akademi har enligt lag. Åbo Akademi har som lagstadgad uppgift att ordna forskningsbaserad utbildning och samverka med samhället.
2. Berättigat intresse (gäller anställda vid Åbo Akademi): Behandlingen är nödvändig för att skydda Åbo Akademis eller tredje parts legitima intressen, utom när den registrerades intressen eller de grundläggande rättigheter och friheter som kräver skydd av personuppgifter går före sådana intressen. Då Åbo Akademi ordnar utbildning för sin personal tillgodoses både organisationens och individernas intressen.
3. Avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal som du är part i eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtalet är ingått. När du anmäler dig till en kurs, och inte är anställd eller studerande vid Åbo Akademi, upprättas en överenskommelse mellan dig och kursarrangören.
4. Samtycke: Du har samtyckt (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för annat ändamål än i punkterna 1–3 (i sådana fall anges ändamålet och samtycke efterfrågas specifikt).

Åbo Akademi förbinder sig att samla in och behandla dina personuppgifter på ett rättvist och öppet sätt och i enlighet med lagstiftningen om behandling av personuppgifter. Denna dataskyddsbeskrivning beskriver hur universitetet hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsbestämmelserna.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar följande personuppgifter när du gör din anmälan:

– namnuppgifter

– kön

– e-post

– enhet

– personalkategori

– placeringsort

För kurser i högskolepedagogik behandlar vi även:

– personbeteckning (saknas personbeteckning i Finland ange födelsedatum (åååå-mm-dd)

– befattning

– om man studerar/har tidigare studerat vid Åbo Akademi

– om man är anställd vid Åbo Akademi

Personen registrerar själv all information som lagras.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Personuppgifterna behandlas av personalutbildningsteamet (personal vid personalservice och fakultets- och ledningsstöd).

De insamlade personuppgifterna används för:

• att kontakta dem som anmält sig till personalutbildningar, kurser i högskolepedagogik, informationsseminarier och kurser i allmänfärdigheter
• att registrera personernas prestationer
• statistikföring
• fakturering
• betalning av servering

Deltagare i samma kurs kan vanligen se varandras namn, och ibland också e-post, i direkt anslutning till kursen (d.v.s. deltagarlistor, välkomstmejl, kalenderinbjudan, Teams, lärplattformar och dylikt).

Om du kan få studiepoäng för att delta i personalutbildning, högskolepedagogik, informationsseminarier eller kurser i allmänfärdigheter registreras din studieprestation i Åbo Akademis studieregister Peppi. I det sammanhanget överförs personuppgifterna i din anmälan till Peppi, om du inte redan finns i studieregistret.

Om du (eller någon annan part, t.ex. din arbetsgivare) ska betala en avgift för att delta i utbildningen behandlas nödvändiga personuppgifter av ekonomiservice vid Åbo Akademi i samband med faktureringen.
Åbo Akademi samarbetar ibland med externa parter kring personalutbildning, högskolepedagogik, informationsseminarier och kurser i allmänfärdigheter. Som ett led i samarbetet kan vi överföra eller lämna ut de personuppgifter du uppgett i din anmälan i den mån som det är nödvändigt för att informera om och genomföra utbildningstillfället. Samarbetsparterna framgår av informationen om anmälan.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES och hur skyddas överföringen?

Inga personuppgifter överförs utanför EU/EES.

Hur länge behandlas och arkiveras dina personuppgifter?

Personuppgifterna lagras i e-lomakesystemet till slutet av terminen alt. läsåret, varefter information sparas på Åbo Akademis hemområde i max 5 år. Sysselsättningsfonden kan kräva att få kontrollera information i 5 år. Kursdeltagare kan få intyg över avlagda kurser max 5 år bakåt. Uppgifterna raderas 5 år efter utbildningstillfället.

Återkallande av samtycke eller utövande av förbudsrätten

I de fall då samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Återkallande av samtycke är enkelt och du kan göra det genom att skicka ett e-postmeddelande till registrator@abo.fi. Återkallande av samtycke påverkar inte behandlingar som utförts före återkallelsen av samtycke.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

I enlighet med EU:s dataskyddsförordning har du rätt att

• få information om behandlingen av dina egna personuppgifter
• få tillgång till dina uppgifter hos Åbo Akademi
• få dina personuppgifter korrigerade
• få dina personuppgifter raderade (”rätten att bli glömd”) i vissa situationer
• begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer
• få personuppgifterna överförda mellan system
• invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag
• framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten. 

Hur kan du utöva dina rättigheter?

Åbo Akademi har gemensamma instruktioner om utövande av den registrerades rättigheter: https://www.abo.fi/dataskydd/

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta Åbo Akademis dataskyddsombud eller projektets kontaktperson (se ovan). 

Allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Åbo Akademi ska som personuppgiftsansvarig vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten

Dataombudsmannens byrå

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

Telefonväxel: +358 29 566 6700

E-post: tietosuoja@om.fi

Webbsida: https://tietosuoja.fi/sv/framsida