Dataskyddsbeskrivning Studieklimatundersökningen (SKU)
Version: 12.12.2022, uppdaterat 20.5.2024 nytt innehåll kursiv stil
- Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 ÅBO
Tfn 02 215 31
FO-nummer: 0246312-1
2. Kontaktperson i frågor om personuppgifter
Koordinator Matias Erlund
Tfn 02 215 4116
E-post: matias.erlund@abo.fi
3. Dataskyddsombud
Dataskyddsfunktionen, Förvaltningsämbetet, Åbo Akademi
e-post: dataskydd@abo.fi, tel: +358 2 21531 (växel)
Postadress: Dataskydd vid Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo
Ada Widjeskog, dataskyddsombud
- Registrets namn
Register för studieklimatundersökningen (SKU) för första års studerande, tredje års studerande och femte årets studerande
- Ändamål med behandlingen av personuppgifter samt rättslig grund för behandlingen
I studieklimatundersökningen (SKU) ges studerandena möjligheten att presentera sina åsikter om studierna och studiemiljön både i form av flervalsfrågor (kryss i rutan) och öppna svar. Det frågas även efter förslag till förbättringar och nya lösningar.
Åbo Akademi har som målsättning att erbjuda på forskning baserad undervisning av hög kvalitet som ges av kvalificerade och engagerade lärare. Vi har ett genuint intresse av att ta reda på hur studerande upplever akademin och sina studier.
De svar vi får i undersökningen hjälper oss med kartläggningen av hur akademin fungerar och med utvecklingen av den verksamhet som berör utbildningen.
Uppgifterna kan även användas för forskningsändamål. En sådan ytterligare behandling är möjlig enligt GDPR artikel 5.1.b.
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är allmänt intresse (dataskyddsförordningen art. 6.1 e och dataskyddslag 1050/2018, 4 § pkt 1). Vissa av de frivilliga frågorna i enkäten berör särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. hälsa (dataskyddsförordningen art. 9.1) och behandlas för att genomföra uppgifter som ålagts universitetet i lag (dataskyddslag 1050/2018, 6 § pkt 2). Personuppgifterna och enkätsvaren används för att utvärdera och utveckla universitetsutbildningen i enlighet med universitets uppgifter enligt universitetslag 558/2009, 2 § och 87 § samt förordningen om universitetsexamina 794/2004, 28 §. Därav behandlas de särskilda kategorierna av personuppgifter på basis av ett viktigt allmänt intresse (GDPR art. 9.2.g.)”
- Behandlingen av personuppgifter i registret för studieklimatundersökningen
En inbjudan till enkäten skickas ut per e-post till första, tredje och femte årets studerande. E-postadressen, namn och utbildningslinje hämtas från Åbo Akademis studieregister och lagras separat (d.v.s. inte tillsammans med enkäten) tills insamlingen av enkätsvar är slutförd.
Datainsamlingen och e-postinbjudan görs i verktyget E-blankett (E-lomake) som finns på Åbo Akademis server och har domänen survey.abo.fi. E-blankett skapar individuella användarnamn och lösenord, för att möjliggöra påminnelser till dem som inte ännu svarat. Det är inte möjligt ens för administratörerna att se vilka e-postadresser som här ihop med vilka svar på enkäten.
Administratören skickar ut 3 påminnelser till dem som inte har svarat på enkäten.
Inbjudningen till studieklimatundersökningen för tredje, femte och andra årets magisterstuderande skickas ut enligt de e-postlistor som har beställts fram ur studieregistret. För SKU för första årets studerande ingår SKU som en delprestation i ASF-kurserna (Akademiska studiefärdigheter) delas listorna även med de ansvariga studierådgivaren vid fakulteten, som jämför listan med deltagarlistan till ASF kurserna. Utbildningsservice meddelar namnen på dem som svarat till den ASF-ansvariga studierådgivaren, som antecknar svar i SKU-1 som en prestation i ASF-kursen.
.
Det är möjligt att lämna in enkäten utan att svara på frågorna, de enda obligatoriska frågorna är om bakgrundsuppgifter:
- kön
- födelseår
- modersmål
- fakultet
- utbildningslinje
Frågorna i enkäten handlar om deltagarens
- egen situationen under studierna
- upplevelser av
- studieplanering och rådgivning
- studiefärdigheter och studieförmåga
- studiernas struktur och innehåll
- kandidatavhandlingen och dess handledning
- det egna kunnandet
- den egna framtiden
Frågorna besvaras med dels svarsalternativ, dels öppna svar. En del av frågorna gäller särskilda kategorier av personuppgifter
(frågorna där studenterna önskas bedöma är: Osund stresskänsla pga. ogjorda studieprestationer, Osund stresskänsla pga. oklara förväntningar, Oönskad ensamhet, Nedstämdhet (orsak i studiemiljön vid ÅA), Nedstämdhet (orsak utanför studiemiljön vid ÅA): .
Alla frågor (utom de de obligatoriska bakgrundsuppgifterna) är frivilliga att svara på.
7. Legitim utlämning av uppgifter samt mottagarkategorier
Material som innehåller personuppgifter behandlas endast av de ansvariga för studieklimatundersökningen och ges ej regelmässigt ut. Enkätens syfte är att utveckla undervisningen och studiemiljön. Statistiska svar där den enskilda respondenten inte kan identifieras publiceras på intranätet, likaså öppna svar där inte innehållet i svaret kan kopplas till en person kan publiceras i rapporter. Öppna svar i enkäten, där själva svaret kan innehålla information om respondenten, kan utnyttjas av Åbo Akademis personal för utvecklandet av undervisningen och studieklimatet. Särskilt utsedda ansvarspersoner för enkäten vid Utbildningsservice har tillgång till hela materialet och distribuerar vidare statistiska rapporter och ett övervägt urval av öppna svar, som inte kan kopplas till en person, till fakulteternas personal.
Endast pseudonymiserade uppgifter överlämnas för forskningsändamål. Med pseudonymisering avses behandling av personuppgifter på så sätt att personuppgifterna inte längre kan kopplas till en viss person utan kompletterande uppgifter. Trots att uppgifter pseudonymiserats, är det fortfarande möjligt att urskilja en enskild person från mängden och kombinera dem i olika informationsmaterial.
Pseudonymiserade uppgifter är fortfarande personuppgifter och dataskyddsbestämmelserna tillämpas vid behandling av dessa.
Enkäten för första årets studerande är en obligatorisk delprestation i ASF-kurserna. Namnen på de som svarat på enkäten skickas till ansvarspersonerna för ASF-kurserna så att delprestationen blir registrerad. Namnen skickas separat, de går inte att koppla till svaren i enkäten.
8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Överförs uppgifter till tredjeländer eller till internationella organisationer utanför EU eller EES?
☒ Nej
9. Principer för registrets säkerhet
Enkätens uppgifter lagras endast elektroniskt och på Åbo Akademis server som kräver personlig inloggning med lösenord. Endast ett fåtal särskilt utsedda ansvarspersoner för enkäten kan beviljas rättigheter för tillgång till registret. Rättigheterna beviljas av områdeschefen för utbildningsservice
10. Lagringstid och kriterier för fastställande av lagringstid
Personuppgifter som används för att inbjuda respondenterna raderas då datainsamlingen är klar.
Åbo Akademi lagar det insamlade datamaterialet från enkäten i 10 år för att skapa tidsserier och för att möjliggöra tillräckligt många respondenter i utbildningsvis rapportering. De ansvariga för enkäten vid Utbildningsservice raderar datamaterialet efter att förvaringstiden har utgått i samband med att arbetet för en ny datainsamling inleds.
11. Automatiserat beslutsfattande eller profilering samt logiken bakom och betydelsen av behandlingen
Registrerade uppgifter används för automatiserade beslut, inklusive profilering:
☒ Nej
12. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att
- få tillgång till sina uppgifter hos Åbo Akademi
- få sina personuppgifter korrigerade
- få sina personuppgifter raderade (”rätten att bli glömd”)
- begränsa behandlingen av personuppgifterna i vissa situationer
- invända mot behandlingen av personuppgifterna
Undantag från rättigheterna till tillgång, korrigering, begränsning och invändning till den del som uppgifterna behandlas för statistiska ändamål kan göras i enlighet med dataskyddslag 1050/2018, 31 §.
Behandlingen omfattar inte automatiserat beslutsfattande.
Den registrerade kan begära att utöva sina rättigheter genom att kontakta universitetet på dataskydd@abo.fi eller Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 ÅBO
- Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där hen har sin hemvist eller arbetsplats, om hen anser att behandlingen av personuppgifter strider mot den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679. Den registrerade har dessutom rätt till andra administrativa prövningsförfaranden eller andra rättsmedel.
Kontaktinformation:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6 vån., 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
Fax: 029 56 66735
E-post: tietosuoja@om.fi