ÅBO AKADEMI
www.abo.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14

Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)

Inskription vid Åbo Akademi
__________________________________________________________________________

Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Ansvariga enheter för den behandling som beskrivs i detta dokument:

Universitetsservice / Rektorskansli

Tom Grönroos, evenemangsproducent events@abo.fi +358504080882

Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Ändamålet för insamling av personuppgifter är att genomföra ovannämnda evenemang vid  Åbo Akademi. De olika enheterna kan behandla personuppgifter av varierande slag, vilka framgår i anmälningsformuläret, och det här dataskyddsmeddelandet samtycker till insamling av samtliga nedanstående personuppgifter.

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:

• ta emot anmälningar genom registrering, samt antalet gäster för den registrerade
• sända information om programmet vid behov
• kommunicera med deltagare inför, under och efter evenemangen i form av information i samband med deltagandet
• säkra tryggheten för deltagarna vid evenemangen
• ordna traktering och praktiska arrangemang (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)
• genom fotografering samla in och senare publicera bilder på Åbo Akademis externa webb och sociala medier för Åbo Akademis egna journalistiska ändamål
• överföra fotografier som Åbo Akademi ursprungligen har samlat för journalistiska ändamål till utomstående parter, t.ex. tidningar, för deras journalistiska ändamål
• lagra fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:

1. Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan

Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter på detta sätt i samband med mitt deltagande vid evenemanget ifråga vid Åbo Akademi.”

När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.

2. Gällande behandlingen av fotografierna tillämpar vi journalistiskt ändamål. Då ändamålet är enbart journalistiskt behöver ingen rättslig grund anges för behandlingen, på grund av undantaget i dataskyddslagen 27 §.
3. Gällande lagringen av fotografierna tillämpar vi allmänt intresse som rättslig grund, för samhällets och organisationens minne och historia.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Uppgifter som samlas in via anmälan:

• Förnamn
• Efternamn
• E-post
• Önskemål om traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)

Uppgifter som samlas in på plats:

• Fotografier

Personuppgifterna behandlas av de personer vid respektive enhet vid Åbo Akademi som anses behöva uppgifterna.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?

Personuppgifter som samlas in via anmälan:

Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).

Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil för personen skapas inte.
För externa gäster kan personuppgifterna lagras varaktigt med samtycke som rättslig grund i CRM verktyget vid Åbo Akademi. Om en personprofil inte finns för personen ifråga, i sådana fall skapas en personprofil.

Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för evenemangens personal, internt. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Listan delas inte i molntjänster. Även Åbo Akademis säkerhetschef har tillgång till anmälningsuppgifterna i CRM verktyget samt genom samma excellista. Personuppgifterna utanför CRM verktyget raderas när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av evenemangen.
För externa gäster kan personuppgifterna lagras varaktigt med samtycke som rättslig grund i CRM verktyget vid Åbo Akademi. Om en personprofil inte finns för personen ifråga. I sådana fall skapas en personprofil.

Fotografier:

Insamling:  Gällande insamling av fotografier kommer en fotograf från Åbo Akademi kommer att finnas på plats under evenemangen.

Lagring och lagringstid: Fotografierna lagras lokalt på nätskiva tillhörande Åbo Akademi.  Fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia lagras under 25 års tid.

Spridning: Utvalda bilder blir allmänt tillgängliga i en bildbank som delas via Åbo Akademis webbsidor. Utöver detta kan utvalda fotografier delas i sociala mediekanaler som tillhör Åbo Akademi eller Åbo Akademis verksamhetsområden.

Åbo Akademi kan också överlåta fotografier till tredje part (t.ex tidningar) för journalistiska ändamål.

Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?

CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?

Nej, inga personuppgifter lämnas ut till tredje part för den tredje partens behov.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?

Ja, utvalda bilder kan publiceras i sociala medier.

Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i till EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer. Meta Platforms Inc, som äger de plattformar där Åbo Akademi kommer publicera bilder (Facebook och Instagram), är certifierat under ramverket.
__________________________________________________________________________

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)

– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)

– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.

– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)

– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)

– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)

– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi