Kulturvetenskapliga arkivet Cultura vid Åbo Akademi Dataskyddsbeskrivning

Dataskydd i insamlingsverksamhet, i forskning och undervisning samt vid donationer

Kulturvetenskapliga arkivet Cultura vid Åbo Akademi behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd. Denna lagstiftning gäller endast levande personers uppgifter.

Varför behandlar Cultura personuppgifter?

Cultura har som uppgift att bevara, utforska och sprida kunskap om den finländska kulturen och kulturarvet i Finland. Till uppdraget hör också att stöda studenter och forskare i kulturforskning och i inlärandet av insamlings-, arkiveringsprinciper och tillvägagångssätt. All behandling av personuppgifter inom Cultura sker för att i något led främja de här ändamålen. Cultura behandlar också personuppgifter för att kunna garantera arkivets verksamhet (avtal) och för att följa lagstiftningens krav.

Behandlingen måste även ha rättslig grund. Dessa rättsliga grunder kan för Culturas del vara samtycke, avtal, rättslig förpliktelse som åligger arkivet, dess utförande av uppgift av allmänt intresse och Culturas eller tredjeparts berättigade intresse. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet behandlas.

Den behandling av personuppgifter som ingår i Culturas rapportering och utgivning innefattas av de lagstadganden för tryggande av yttrandefriheten och informationsfriheten som ingår i den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd.

Vilka personuppgifter samlar Cultura in vid insamlingsverksamhet och donationer?

Det finns olika anledningar till att Cultura behandlar dina personuppgifter. De vanligaste anledningarna är att du är kund hos Culturas arkiv, att du är informant i insamling eller deltagare i forskning som görs i samarbete med Cultura eller att du önskar att ditt forskningsmaterial ska kunna arkiveras vid Cultura.

Culturas arkivverksamhet är central. Inom ramen för den behandlas många olika slag av personuppgifter i forskningsmaterial och kulturarvsmaterial som samlas in, bevaras och sprids för allmännyttiga arkivändamål. Culturas arkivverksamhet är en uppgift av allmänt intresse och arkivet har rätt att behandla även särskilda kategorier av personuppgifter. I materialet ingår bland annat dokument, register, fotografier, ljud- och videoinspelningar och digitalt material och metadata för dessa. Arkivmaterialet har Cultura dels erhållit av privatpersoner och organisationer, dels samlat in själv.

De personuppgifter Cultura behandlar kan bland annat vara följande:

Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-postadress. (Personnummer behandlas när det förutsätts av skattelagstiftning och annan lagstiftning.)

Personuppgifter som inhämtats när du besöker Cultura eller beställer material ur arkivet.

Personuppgifter som inhämtats när du är informant i insamling eller deltagare i forskning som görs samarbete med Cultura.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Cultura ser till att behandlingen av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska garantera en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.

Vem kommer att ta del av dina personuppgifter?

De personuppgifter som ingår i Culturas arkiv är i huvudsak öppna för forskare och andra intresserade i Culturas kundutrymme, i den utsträckning detta är möjligt enligt lag, donationsvillkor och Culturas arkivregler. I enlighet med sin uppgift av allmänt intresse kan Culturas arkiv även offentligt tillgängliggöra arkivmaterial och metadata i vilket det ingår personuppgifter, i den utsträckning detta är möjligt enligt lag, donationsvillkor och Culturas arkivregler.

Dina uppgifter kan också lämnas ut till en samarbetspartner, till leverantörer och andra personuppgiftsbiträden eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan Cultura och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse eller på grund av en rättslig förpliktelse som Cultura har.

Vid överföring till annan part vidtar Cultura alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter på lämpligt sätt.

Hur länge sparar Cultura personuppgifter?

Cultura använder dina personuppgifter endast så länge som arkivet behöver dem för det givna ändamålet, eller så länge som krävs i lag.

När personuppgifterna inte längre behövs så kommer de antingen att raderas eller arkiveras, om det finns grund för arkivering.

Material i Culturas arkiv sparas varaktigt.

Data till tredje land

Cultura överför i huvudsak inte personuppgifter till tredje land utanför EU/EES.

Om det dock sker i något fall så vidtar Cultura alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter.

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rättigheter framgår ur dataskyddsförordningen och den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd. Dessa rättigheter är enligt den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd begränsade när det gäller behandlingen av personuppgifter i Culturas arkiv, rapportering och utgivning.

Var och en har rätt att granska sina uppgifter i våra register och databaser. Kontakta Arkivets registeransvariga. Felaktiga uppgifter kan meddelas till Arkivets registeransvariga för korrigering. Radering av kunduppgifter kan göras på begäran.

Frågor

Om du har frågor om hur Cultura/Åbo Akademis dataskyddsombud hanterar dataskydd och behandlar dina personuppgifter kan du skicka dem till adressen (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd eller per post till:

Dataskydd vid Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo