Kulturvetenskapliga arkivet Cultura vid Åbo Akademi Dataskydd

Dataskydd i samband med evenemang, seminarier och arbetsrelaterade kontakter

Kulturvetenskapliga arkivet Cultura vid Åbo Akademi behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd. Denna lagstiftning gäller endast levande personers uppgifter.

Varför behandlar Cultura personuppgifter?

Cultura har som uppgift att bevara, utforska och sprida kunskap om den finländska kulturen och kulturarvet i Finland. Till uppdraget hör också att stöda studenter och forskare i kulturforskning och i inlärandet av arkiveringsprinciper och tillvägagångssätt. All behandling av personuppgifter inom Cultura sker för att i något led främja de här ändamålen. Cultura behandlar också personuppgifter för att kunna garantera arkivets verksamhet (avtal) och för att följa lagstiftningens krav.

Behandlingen måste även ha rättslig grund. Dessa rättsliga grunder kan för Culturas del vara samtycke, avtal, rättslig förpliktelse som åligger arkivet, dess utförande av uppgift av allmänt intresse och Culturas eller tredjeparts berättigade intresse. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet behandlas.

Den behandling av personuppgifter som ingår i Culturas rapportering och utgivning innefattas av de lagstadganden för tryggande av yttrandefriheten och informationsfriheten som ingår i den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd.

Vilka personuppgifter samlar Cultura in vid evenemang, seminarieverksamhet och arbetsrelaterade kontakter

Om du är deltagare i ett seminarium eller annat evenemang insamlar Cultura kontaktuppgifter Om att du sökt arbete (praktik) på Cultura, anställts av Åbo Akademi vid Cultura, att du är rättighetsinnehavare till material i Cultura eller om du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med Cultura krävs också kontaktuppgifter. Den mesta av denna information samlar Cultura in direkt från dig. I vissa fall samlar Cultura även in uppgifter från andra källor.

Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-postadress. (Personnummer behandlas när det förutsätts av skattelagstiftning och annan lagstiftning.)

Information om dig, inklusive fotografering samt video- och ljudinspelning men möjlig streaming, som inhämtas eller tillkommer när du deltar i seminarier och andra evenemang.

Personuppgifter som behövs vid anställning, för arvoderat uppdrag eller om du söker arbete hos Cultura (praktik) eller när Cultura förhandlar om och ingår avtal med dig.

Personuppgifter som inhämtas i samband med att Cultura utreder och registrerar rättighetsinnehavare till material inom arkivet och utgivning.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Cultura ser till att behandlingen av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska garantera en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.

Vem kommer att ta del av dina personuppgifter?

De personuppgifter som insamlats vid evenemang och seminarieverksamhet är i huvudsak tillgängliga endast för arkivets personal. I enlighet med sin uppgift av allmänt intresse kan Culturas arkiv även offentligt tillgängliggöra material som producerats i samband med verksamheten där det ingår personuppgifter, i den utsträckning detta är möjligt enligt lag, avtal och Culturas arkivregler.

Dina uppgifter kan också lämnas ut till en samarbetspartner, till leverantörer och andra personuppgiftsbiträden eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan Cultura och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse eller på grund av en rättslig förpliktelse som Cultura har. Cultura samarbetar med andra organisationer som till exempel erbjuder praktikplatser och inom ramen för samarbete lämnar Cultura ut och tar emot personuppgifter.

Vid överföring till annan part vidtar Cultura alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter på lämpligt sätt.

Hur länge sparar Cultura personuppgifter?

Cultura använder dina personuppgifter endast så länge som arkivet behöver dem för det givna ändamålet, eller så länge som krävs i lag.

När personuppgifterna inte längre behövs så kommer de antingen att raderas eller arkiveras, om det finns grund för arkivering.

Material i Culturas arkiv sparas i huvudsak varaktigt.

Data till tredje land

Cultura överför i huvudsak inte personuppgifter till tredje land utanför EU/EES.

Om det dock sker i något fall så vidtar Cultura alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter.

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rättigheter framgår ur dataskyddsförordningen och den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd. Dessa rättigheter är enligt den nationella lagstiftningen som gäller dataskydd begränsade när det gäller behandlingen av personuppgifter i Culturas arkiv, rapportering och utgivning.

Var och en har rätt att granska sina uppgifter i våra register och databaser. Kontakta Arkivets registeransvariga. Felaktiga uppgifter kan meddelas till Arkivets registeransvariga för korrigering. Radering av kunduppgifter kan göras på begäran.

Frågor

Om du har frågor om hur Cultura/Åbo Akademis dataskyddsombud hanterar dataskydd och behandlar dina personuppgifter kan du skicka dem till adressen (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd eller per post till:

Dataskydd vid Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo