ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Fortbildning inom kontinuerligt lärande som arrangeras med finansiering av Utbildningsstyrelsen (UBS) och som ger deltagaren studiepoäng.
_____________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.
Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Centret för livslångt lärande och Öppna universitetet
Kontaktperson: Camilla Forsberg, fortbildningschef för Pedagogik och lärarfortbildning.
E-post: camilla.forsberg@abo.fi
Tel. nr: +358 504115745
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
______________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Anmälan: Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi (CLL) arrangerar fortbildning och personalutbildning för undervisningsväsendet, med statsunderstöd från Utbildningsstyrelsen (UBS). Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna ta emot och hantera anmälningar och hålla kontakt med dig som deltagare för att sända nödvändig information.
Statistik och rapportering: Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna skicka in den statistik som Utbildningsstyrelsen samlar in kring personalutbildning som finansieras med statsunderstöd. Åbo Akademi lagrar uppgifterna i 10 år, för att kunna uppfylla Utbildningsstyrelsens granskningsrätt.
Kundprofil: I samband med anmälan skapas en profil i vårt kundregister (CRM). Profilen skapas för att vi ska kunna sända information och marknadsföring om CLL:s verksamhet.
Registrering av studiepoäng: I samband med påbörjad fortbildning flyttas dina personuppgifter till studieregistret Peppi för att kunna registrera dina studieprestationer. Varje deltagare får ett studierättsnummer och ett ÅA-användarkonto.
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
1. Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan
Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av personuppgifter för ändamålet som beskrivs i detta dataskyddsmeddelande, eftersom ingen annan rättslig grund är tillämplig.
Du ger ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter genom att kryssa för rutan ”Jag samtycker härmed till att mina personuppgifter behandlas enligt informationen i detta dataskyddsmeddelande” i samband med anmälan.
Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas, arkiveras m.m.).
2. Rättslig förpliktelse används som rättslig grund för att lagra dina personuppgifter i 10 års tid.
Utbildningsstyrelsen har rätt att i samband med tillsynen av användningen av statsunderstödet utföra nödvändiga granskningar gällande ekonomin och verksamheten hos mottagaren av understöd och hos samarbetspartnerna i ett samprojekt.
Mottagaren av statsunderstöd ska utan ersättning ge den tjänsteinnehavare och revisor som utför granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå̊ vid granskningen. Utbildningsstyrelsen kan också ge en annan myndighet eller en utomstående revisor uppdraget att göra granskningar. Enligt statsunderstödslagens 28 § tar möjligheten till återkrav slut då det gått tio (10) år sedan den senaste utbetalningen av statsunderstödet eller dess sista rat.
3. Samtycke används som rättslig grund för skapandet av en kundprofil i samband med anmälan.
Samtycke används som rättslig grund för skapandet av en kundprofil, eftersom ingen annan rättslig grund är tillämplig. Du ger ditt samtycke till att kundprofilen skapas i samband med anmälan.
4. Rättslig förpliktelse används som rättslig grund för att föra över personuppgifter och registrera studieprestationer i Peppi.
Enligt universitetslagen 44 § 1 mom. ska studieprestationer förvaras minst sex månader räknat från den tidpunkt då resultatet offentliggjordes.
Rätt att invända och återkalla ditt samtycke
När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst.
Om du vill:
a) Återkalla ditt samtycke till att Åbo Akademi får behandla dina personuppgifter som du angett i samband med anmälan
b) Att din kundprofil raderas
Då ska du meddela att du återkallar ditt samtycke genom att skicka e-post till kontaktpersonen eller registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Anmälan innehåller följande personuppgifter:
Förnamn, efternamn, adress, telefonnummer, e-postadress, kön, personbeteckning*, alternativt födelsetid, hemkommun, medborgarskap, modersmål och ålder
· Befattning, arbetsplats, arbetsplatsens läge, arbetsplatsens adress, arbetsplatsens postnummer, arbetsplatsens ort
· Huvudsakligt område för ditt arbete, antal års erfarenhet av uppgifter inom utbildningsväsendet, huvudsaklig arbetsuppgift
Uppgifterna behandlas av personal vid Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi (CLL) och av Utbildningsstyrelsen (UBS).
Kundprofil: Kundprofilen behandlas av personal vid Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi (CLL).
*Personbeteckningar är nödvändiga att behandla i enlighet med dataskyddslag 29 § 1 mom. 2 punkten för att tillgodose den registrerades rätt att få sin studieprestation registrerad samt för att uppfylla den personuppgiftsskyldiges skyldighet att registrera och förvara studieprestationer i enlighet med universitetslagens 44 § 1 mom
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Insamling: Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).
Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i kundregistret. I samband med anmälan skapas en profil för den anmälda personen. För personer som redan är registrerade i kundregistret uppdateras profilen med eventuell ny information som anges i samband med anmälan. Profilen existerar i kundregistret tills vidare. Du kan när som helst begära att ta del av informationen som finns i din profil eller begära att din profil raderas, genom att kontakta kontaktpersonen.
Överföring: Personuppgifterna överförs till Peppi från CRM-verktyget via Åbo Akademis utbildningsservice. Bekanta dig närmare med hur dina personuppgifter behandlas i Peppi genom att läsa register- och dataskyddsbeskrivningen (abo.fi)
Lagring och lagringstid: Personuppgifterna lagras i kundregistret och i en Excel lista som är tillgänglig för CLL:s personal. Excellistan lagras lokalt på Åbo Akademis servrar under projekttiden och överförs därefter till Åbo Akademis ärendehanteringssystem, DocSy. De personuppgifter som du angivit i samband med anmälan och information om du huruvida du fullföljde fortbildningen, lagras i DocSy i 10 års tid.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.
DocSy ärendehanteringssystemet levereras till Åbo Akademi av Triplan. Triplan fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Triplan är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Nej, inga personuppgifter lämnas ut till tredje part för den tredje partens behov.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Nej, inga personuppgifter överförs utanför EU / EES.
__________________________________________________________________________
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi