ÅBO AKADEMI

www.abo.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE  

enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14

Meddelandet gäller:

Fortbildningsdagen Vi lär i lag

__________________________________________________________________________

Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi

Domkyrkotorget 3

20500 Åbo

Finland

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:

Vasa övningsskola

Kontaktpersoner:

Bernt Klockars, ledande rektor. E-post: bernt.klockars@abo.fi, Tel: +358 50 911 5407

Andreas Sundstedt, IT handledare, E-post: andreas.sundstedt@abo.fi Tel: +358 50 5642860

Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)

__________________________________________________________________________

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Ändamålet för insamling av personuppgifter är att genomföra fortbildningsdagen Vi lär i lag, som arrangeras lördag 8.2.2025 vid Vasa övningsskola.

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:

• ta emot anmälningar
• ordna traktering och praktiska arrangemang (inklusive behandlande av dieter)
• sända information om dagsprogrammet
• kommunicera med deltagare inför, under och efter fortbildningsdagen i form av service, hjälp och handledning i samband med deltagandet
• genom fotografering samla in och senare publicera bilder på Åbo Akademis externa webb och sociala medier för Åbo Akademis egna journalistiska ändamål
• överföra fotografier som Åbo Akademi ursprungligen har samlat för journalistiska ändamål till utomstående parter, t.ex. tidningar, för deras journalistiska ändamål
• lagra fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:

1. Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan

Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter på detta sätt i samband med mitt deltagande i fortbildningsdagen Vi lär i lag”

Rätt att invända och återkalla ditt samtycke

När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst. Du kan meddela att du återkallar ditt samtycke dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.

2. Gällande behandlingen av fotografierna tillämpar vi journalistiskt ändamål. Då ändamålet är enbart journalistiskt behöver ingen rättslig grund anges för behandlingen, på grund av undantaget i dataskyddslagen 27 §.

3. Gällande lagringen av fotografierna tillämpar vi allmänt intresse som rättslig grund, för samhällets och organisationens minne och historia.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Uppgifter som samlas in via anmälan:

• Förnamn
• Efternamn
• E-post
• Telefonnummer
• Skola
• Kommun
• Önskemål om traktering och dieter (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)

Uppgifter som samlas in på plats:

• Fotografier

Personuppgifterna behandlas av personal vid Vasa övningsskola och Åbo Akademi som anses behöva personuppgifterna för att utföra arbetsuppgifter i anslutning till genomförandet av fortbildningsdagen Vi lär i lag.

Önskemål om dieter och specialkost vidarebefordras till företag som anlitas av Vasa övningsskola för att sköta traktering under fortbildningsdagen.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?

Personuppgifter som samlas in via anmälan:

Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i verktyget Webropol.

Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i Webropol-verktyget.

Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i Webropol-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för personal vid Vasa övningsskola och Åbo Akademi, som anses behöva personuppgifterna för att utföra arbetsuppgifter i anslutning till genomförandet av fortbildningsdagen Vi lär i lag. Excellistan lagras i en särskild mapp för evenemanget som finns på Åbo Akademis servrar.  Åtkomst till den aktuella mappen fås via personligt ÅA-användarnamn och -lösenord för inloggning. Listan delas inte i molntjänster. Personuppgifterna raderas när fortbildningsdagen Vi lär i lag samt allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av fortbildningsdagen.

Fotografier:

Insamling:  Gällande insamling av fotografier kommer utvalda personer från Övningsskolan att ansvara för den officiella fotograferingen under fortbildningsdagen.

Lagring och lagringstid: Fotografierna lagras lokalt på en nätskiva tillhörande Åbo Akademi.  Fotografier som anses vara av allmänt intresse för samhällets och organisationens minne och historia lagras tillsvidare.

Spridning: Utvalda fotografier kan delas i sociala mediekanaler och på webbsidor som tillhör Vasa övningsskola, Åbo Akademi eller Åbo Akademis verksamhetsområden. Åbo Akademi kan också överlåta fotografier till tredje part (t.ex tidningar) för journalistiska ändamål.

Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?

Webropol-verktyget levereras till Åbo Akademi av företaget Webropol. Webropol fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Webropol är de som registreras i samband med anmälan.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?

Nej, inga personuppgifter lämnas ut till tredje part för den tredje partens behov.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?

Ja, utvalda bilder kan publiceras i sociala medier som ägs av företaget Meta.

Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i till EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer. Meta Platforms Inc, som äger de plattformar där Åbo Akademi kommer publicera bilder (Facebook och Instagram), är certifierat under ramverket. Bilder kan också publiceras på LinkedIN. LinkedIn ägs sedan 2016 av Microsoft och är också certifierat under ramverket.

_________________________________________________________________________

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

• få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
• få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
• få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
• få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
• begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
• få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
• invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:

Dataombudsmannens byrå

PB 800

00531 Helsingfors

+358 29 566 6700 (växel)

tietosuoja@om.fi

tietosuoja.fi