ÅBO AKADEMI
www.abo.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14

Meddelandet gäller:

Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)

Mikromeriter vid HHÅA (Handelshögskolan vid Åbo Akademi)

Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Fakulteten för samhällsvetenskaper, ekonomi och juridik

Kontaktperson: Anna-Greta Nyström, Handelshögskolan vid Åbo Akademi, anna-greta.nystrom@abo.fi, +358 46 921 6657.

Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel).

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Ändamålet för insamling av personuppgifter är att Handelshögskolan vid Åbo Akademi kan erbjuda mikromeriter (korta kurser) för de som valt att anmäla sig till kurserna. Vem som helst kan anmäla sig till kurserna, d.v.s. kurserna är öppna för allmänheten. Kurserna kommer att erbjudas online och i hybridformat (online + fysiskt). Vi erbjuder två kurshelheter, som innehåller korta kurser som omfattar 2 studiepoäng. Kurshelheterna är ”Business Development” och ”The Business of Human Rights”.

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:

• ta emot anmälningar
• kommunicera med deltagare inför, under och efter kursen i form av information i samband
  med deltagandet
• genomföra kursen och få ut kursmaterialet till deltagarna (Sker via Moodle på digicampus.fi där
  egen inloggning och registrering behövs, se användarvillkor för digicampus.)
• deltagarna ska kunna skicka in inlämningsuppgifter i samband med kursen
• ha närvarolistor i samband med kurserna
• ifall det under kursen behövs kontakt till externa uppdragsgivare (i samband med kursprojekt)
• ifall kursen behöver streamas
• i slutet av kursen skapa ett certifikat
• registrera studiepoäng (innebär att personuppgifter överförs till Centret för Livslångt lärande vid
  Åbo Akademi (CLL), för mer information se dataskyddsmeddelandet för anmälningsdatabas för Öppna universitetet vid Åbo Akademi.)
• vid behov samla in uppgifter om arbetserfarenhet och tidigare studier genom en enkät för att
  kunna utveckla kurserna och deras marknadsföring (endast pseudnonyma uppgifter samlas in)
• för att samla in feedback av kursen

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:

Samtycke: Du ger samtycke fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas, genom att kryssa i rutan i samband med anmälan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter på ovannämnda sätt i samband med mitt deltagande i mikromeritkursen eller mikromeritkurserna vid HHÅA.”

Dessutom behöver du ge ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas enligt dataskyddsmeddelandet för CRM systemet som Åbo Akademi använder. Dataskyddsmeddelandet för CRM finns länkat vid anmälningen.

När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Uppgifter som samlas in via anmälan för de som valt att anmäla sig till kurserna:
Förnamn
Efternamn
E-postadress
Socialskyddssignum

Då vi kommunicerar med deltagarna inför, under och efter kursen kan förnamn, efternamn och e-postadress behandlas för att nå ut till deltagarna via mejl eller på digicampus Moodle.

För att kunna genomföra kursen och få ut kursmaterialet till deltagarna behandlas förnamn, efternamn och e-postadress när mejl och digicampus Moodle används.

Inlämningsuppgifter kan samlas in under kursens gång. I samband med dessa behandlas förnamn, efternamn och e-postadress.

Förnamn, efternamn och e-postadress behandlas ifall läraren väljer att ha närvarolistor i samband med kurserna.

Ifall kursen har ett kursprojekt delas deltagarna in i grupper. Då kan någon i gruppen behöva agera som kontaktperson till de externa uppdragsgivarna. I detta fall kan kontaktpersonen bes om att ge förnamn, efternamn, e-postadress och telefonnummer till den externa uppdragsgivaren. Detta är frivilligt och meddelas på förhand.

Om kursen streamas så behandlas deltagarens röst om denne väljer att ha på sin mikrofon samt rörlig bild där personens ansikte kan synas ifall deltagaren väljer att ha på sin kamera under föreläsningen. Deltagarna får välja om de har på sin kamera samt ljud.

Då deltagaren slutfört kursen, får hen ett certifikat över sitt deltagande. Då behandlas förnamn, efternamn och e-postadress.

Då deltagaren slutfört kursen och fått ett certifikat, registreras studiepoäng i Åbo Akademis studieregister. Då överförs förnamn, efternamn, e-postadress samt socialskyddssignum till Cenret för livslångt lärande vid Åbo Akademi (en separat enhet inom Åbo Akademi).

Under kursens gång kan uppgifter om arbetserfarenhet och tidigare studier samlas in för att utveckla och marknadsföra kurserna (endast pseudonyma personuppgifter samlas in). Ifall detta görs meddelas deltagarna om detta på förhand och det är frivilligt att lämna in uppgifterna.

Vid insamling av feedback från kursen kan personuppgifterna behandlas (förnamn, efternamn och e-postadress). Det är frivilligt att ge feedback.

Vem behandlar personuppgifterna?
Personuppgifterna behandlas av de personer vid Åbo Akademi som anses behöva personuppgifterna vid förverkligandet av kurserna och registrering av studieprestationer. Administratörerna i Åbo Akademis kontaktregister (CRM) har tillgång till personuppgifterna.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?

Personuppgifter som samlas in via anmälan:
Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM=customer relationship management). Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil skapas ej i CRM kontaktregistret. Anmälningsuppgifterna kan också sammanställas i en excellista som är internt tillgänglig för mikromeritkursernas personal. Excellistan lagras på ärendehanteringssystemet Docsy eller hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Listan delas inte i molntjänster. Personuppgifterna sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren (enligt Åbo Akademis instruktioner för examination och bedömning, paragraf 14 & 43).

Personuppgifter som behandlas i samband med kommunikation gällande kursen
Mikromeritkursernas personal skickar ut information om kurserna till deltagarna genom att använda digicampus Moodle eller Åbo Akademis mejl. Kontaktuppgifterna (förnamn, efternamn och e-postadress) fås från CRM verktyget, dit personuppgifterna sparats i samband med anmälningen (se föregående stycke). Informationen som skickats (mejl + digicampus Moodle) sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren (enligt Åbo Akademis instruktioner för examination och bedömning, paragraf 14 & 43).

Mikromeritkursernas personal använder personuppgifterna som samlats in via anmälningen (förnamn, efternamn och e-postadress) för att kommunicera med deltagarna före, under och efter kursen. Kontaktuppgifterna (förnamn, efternamn och e-postadress) fås från CRM verktyget, dit personuppgifterna sparats i samband med anmälningen (se första stycket). Informationen som skickats (mejl + digicampus Moodle) sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren (enligt Åbo Akademis instruktioner för examination och bedömning, paragraf 14 & 43).

Personuppgifter som behandlas i samband med att använda Digicampus.fi
För att genomföra kursen och få ut kursmaterialet till deltagarna används digicampus.fi (Moodle). Till detta behöver deltagarna göra en egen inloggning och registrering. Se hur dina personuppgifter behandlas i detta verktyg.

Den som är ansvarig över kursen har tillgång till kontaktuppgifterna (förnamn, efternamn och e-postadress) som sparats i digicampus Moodle i samband med registreringen. Deltagarna på kursen ser även personuppgifterna (namn + e-postadress) på de andra deltagarna då de använder Moodle på digicampus.fi.

Personuppgifterna som sparats på digicampus Moodle sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren (enligt Åbo Akademis instruktioner för examination och bedömning, paragraf 14 & 43).

Personuppgifter som behandlas i samband med praktiska arrangemang på kursen (inlämningsuppgifter, närvarolistor, kursprojekt samt eventuell streaming av kurs)
För att deltagarna ska kunna lämna in inlämningsuppgifter via digicampus Moodle eller via mejl behandlas förnamn, efternamn och e-postadress. Personuppgifterna behandlas av den som är ansvarig för kursen, och inlämningsuppgifterna lagras endast i digicampus Moodle och på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Personuppgifterna som sparats i samband med inlämningsuppgifter på digicampus Moodle eller på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren (enligt Åbo Akademis instruktioner för examination och bedömning, paragraf 14 & 43).

Kursansvarige kan vid behov samla in närvarolistor digitalt i digicampus Moodle eller ha utprintade namnlistor i samband med närvaroanmälan. Personuppgifter som behandlas i detta fall är förnamn, efternam och e-postadress. Dessa listor sparas endast i digicampus Moodle och på den kursansvariges hemområde på en dator tillhörande Åbo Akademi. De digitala närvarolistorna sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren (enligt Åbo Akademis instruktioner för examination och bedömning, paragraf 14 & 43). De utprintade listorna förstörs genast efter att kursen tagit slut.

Om det under kursens gång förekommer kursprojekt i samarbete med externa samarbetspartners/uppdragsgivare (till exempel ett företag), kan någon av deltagarna ombes vara kontaktperson. Då ger personen i fråga sina kontaktuppgifter (namn, e-postadress och telefonnummer) till den externa uppdragsgivaren. Detta är frivilligt och kursansvarige meddelar om detta i god tid. Kontaktpersonen kommer överens om detaljer med den externa uppdragsgivaren om hur kontaktuppgifterna sparas hos den externa uppdragsgivaren.

Om kursen streamas så behandlas personuppgifterna (röst, rörlig bild där personens ansikte kan synas) under föreläsningen. I detta fall används programmet Zoom.

Personuppgifter som behandlas då man slutfört kursen
Ifall deltagaren vill ha ett certifikat efter kursen, behandlas förnamn, efternamn och e-postadress. Certifikaten görs i första hand med digicampus Moodle egna program för certifikat. Om annat program används uppdateras informationen i dataskyddsmeddelandet och deltagarna informeras om uppdateringen innan behandlingen inleds. De färdiga certifikaten sparas av mikromeritkursernas personal, antingen på digicampus Moodle eller på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Certifikaten sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren (enligt Åbo Akademis instruktioner för examination och bedömning, paragraf 14 & 43).

Personuppgifterna överförs till CLL (Centret för Livslångt lärande, en separat enhet inom Åbo Akademi). i samband med att studiepoäng registreras. För mer information se dataskyddsmeddelandet för anmälningsdatabas för Öppna universitetet vid Åbo Akademi.

Vid behov kan uppgifter om arbetserfarenhet och tidigare studier (endast pseudonyma uppgifter) samlas in genom en enkät under kursen. Detta sker genom digicampus Moodle. Att svara på dessa frågor är frivilligt. Svaren sparas av mikromeritkursernas personal, antingen på digicampus Moodle eller på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. De pseudonyma uppgifterna sparas sparas under läsåret då kursen ägt rum, och de två följande läsåren.

Vid insamling av feedback kan personuppgifterna (förnamn, efternamn och e-postadress) behandlas om den kursansvarige så önskar. Att ge feedback av kursen är frivilligt. Feedbacken samlas in via digicampus Moodle eller genom ett formulär den kursansvarige skapat. Svaren sparas av mikromeritkursernas personal, antingen på digicampus Moodle eller på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Feedbacksvaren sparas under det läsåret som kursen ägt rum, samt de två följande läsåren varefter de raderas.

Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?

Ja, personuppgifterna kommer att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.

CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?

Nej, personuppgifterna kommer inte att lämnas ut utanför Åbo Akademi.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?

Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12–22) har du rätt att

• få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
• få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
• få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
• få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
• begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
• få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
• invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor.

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi