ÅBO AKADEMI
www.abo.fi
DATASKYDDSMEDDELANDE
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Meddelandet gäller:
Utveckling, utvärdering, annat (evenemang m.m.)
Promotion vid Åbo Akademi, för promovend
__________________________________________________________________________
Personuppgiftsansvarig
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
Finland
Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in med syftet att administrera och organisera promotionshögtiden samt för att internt och externt informera om universitetets verksamhet. Promotionen är en akademisk tradition och högtid vid universitetsverksamheten. Detta dataskyddsmeddelande informerar om hanteringen av samtliga personuppgifter vid evenemanget Promotion
Ansvariga enheter för den behandling som beskrivs i detta dokument:
Universitetsservice, forskninsservice
Tom Grönroos, evenemangsproducent events@abo.fi +358504080882
Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)
__________________________________________________________________________
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
I princip är anmälan till detta evenemang öppen för allmänheten, men informationen av och registreringen till evenemanget riktas till en specifika målgrupper. Följande personers personuppgifter kan komma att behandlas vid evenemangen: utexaminerade doktorander vid Åbo Akademi som inte promoverats tidigare samt deras inbjudna gäster.
Deltagarna kan kategoriseras i följande grupper:
- Promovend vid Åbo Akademi
- Promovenden medverkar i programmet enligt akademisk tradition efter genomförda forskarstudier och examen vid Åbo Akademi.
- Externa åhörare
- Deltagandet som gäst till promovend.
Det är nödvändigt att behandla personuppgifter förföljande specifika ändamål:
- Genomförande av evenemanget, bland annat genom att:
- ta emot anmälningar genom registrering (samtycke)
- sända information om evenemanget (genom CRM-systemet) eller kommunicera med deltagare inför, under och efter evenemangen (via CRM eller e-post meddelanden). (samtycke)
- säkerställa evenemangets säkerhet och tillgänglighet för deltagarna vid evenemanget, deltagarlistan (innehållande namn) kan delas med Åbo Akademis säkerhetschef genom e-post. (berättigat intresse)
- ordna traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost) där nödvändiga uppgifter kan föras över till tredje part (samtycke)
- ordna praktiska arrangemang (ex. önskemål om tillgänglighet) (berättigat intresse)
- för praktiska arrangemang inför evenemanget och på plats (berättigat intresse)
- utgivning av promotionsskriften (allmänt intresse)
- Förevigande av evenemang genom fotografering eller videoinspelning med syfte att informera om verksamheten vid Åbo Akademi
- Utvalda fotografier och videoinspelningar kan publiceras på Åbo Akademis och dess enheters interna och externa webbsidor samt delas i sociala mediekanaler som tillhör Åbo Akademi eller Åbo Akademis verksamhetsområden. (allmänt intresse)
- Åbo Akademi kan också överlåta fotografier till tredje part (t.ex. tidningar) för deras journalistiska ändamål. (allmänt intresse)
- Promotionsskriften i tryckt format arkiveras vid Åbo Akademis arkiv (allmänt intresse)
Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:
- Genomförande av evenemanget
Den rättsliga grunden anges separat för varje nedanstående grupp:
A: Promovend vid Åbo Akademi som medverkar i programmet: avtal (art. 6.1.b)
B: Externa åhörare: samtycke (art. 6.1.a)
- Förevigande av evenemang genom fotografering eller videoinspelning med syfte att informera om verksamheten vid Åbo Akademi: samtycke (art. 6.1.a)
Då evenemanget förevigas genom fotografering eller videoinspelning med syfte att informera om verksamheten vid Åbo Akademi så behandlas de personuppgifter som framgår av fotografiet/videoinspelningen på basis av samtycke.
Den person som kan identifieras på fotografiet/videoinspelningen ger sitt samtycke fullt frivilligt efter att ha tagit del av information om hur dennes personuppgifter behandlas, genom att då fotografen ber om medverkan i ett fotografi/videoinspelning i ett formulär (till pappers eller elektroniskt) ange sitt namn samt kryssa i rutan ”Ja, jag samtycker till att Åbo Akademi behandlar mina personuppgifter som framgår ur fotografiet/videoinspelningen under evenemanget promotion vid Åbo Akademi på det sätt som anges i dataskyddsmeddelandet.”
När samtycke är den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter har deltagaren rätt att ångra sig när som helst. Deltagaren kan meddela att denne ångrat sig genom att skicka e-post i första hand till den kontaktperson som anges i detta dataskyddsmeddelande, eller till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan deltagaren återkallade samtycket påverkas inte. Återkallande av samtycke innebär att personuppgifterna raderas från Åbo Akademis interna och externa lagringsplatser samt eventuella publiceringar på de sociala medier som Åbo Akademi använder och kan publicera personuppgifter på.
- Varaktig lagring av utvalda fotografier och videoinspelningar med beskrivning som samlats in under evenemanget och är av kulturhistorisk betydelse: allmänt intresse (art. 6.1.e)
Endast utvalda fotografier och videor av kulturhistorisk betydelse, d.v.s. sådana som är motiverade att bevara för att dokumentera samhällets och organisationens minne och historia, lagras varaktigt på basis av den rättsliga grunden allmänt intresse.
Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Uppgifter som kan komma att samlas in via anmälan:
- Förnamn
- Efternamn
- E-post-adress
- Postadress för betalning/fakturering
- Uppgifter om examina för promotionsskriften (endast promovender, jubeldoktorer och hedersdoktorer)
- Promovendens gäste(er), namn och antal
- Önskemål om traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost)
- Önskemål om praktiska arrangemang (ex. avseende tillgänglighet)
Uppgifter som kan komma att samlas in på plats:
- Fotografier och videoinspelningar där deltagarna i evenemanget kan identifieras genom att de syns och/eller hörs
Personuppgifterna behandlas av de personer vid respektive enhet vid Åbo Akademi som anses behöva uppgifterna, vilka är åtminstone följande:
- Evenemangsproducenten (den kontaktperson som anges i dataskyddsmeddelandet)
- Har tillgång till alla personuppgifter som behandlas som en del av sitt helhetsansvar för evenemanget.
- ÅA:s kommunikationsenhet
- Ansvarar för insamlingen av fotografier och videor samt behandlingen av dessa. Ansvarar för texter vid sammaställning och utgivning av promotionsskriften.
- ÅA:s säkerhetschef
- Får tillgång till deltagarlistan för att kunna sköta sin arbetsuppgift, d.v.s. trygga säkerheten för deltagarna under evenemanget (bl.a. avgöra vilka säkerhetsarrangemang behövs).
- ÅA:s ekonomiservice samt Certia Oy, Aboa Events enligt avtal.
- För fakturering av deltagaravgifter samt insamling av registreringsuppgifter.
Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Personuppgifter som samlas in via anmälan:
- Insamling: Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär.
- Registrering:Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-. En profil för personen skapas inte.
- I samband med ordnade av traktering och/eller praktiska arrangemang: Ifall evenemanget förutsätter ordnande av traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost) och/eller praktiska arrangemang (ex. önskemål om tillgänglighet) kan personuppgifter relaterade till dessa önskemål komma att överföras till en tredje part som har anlitats av Åbo Akademi som ansvarar för trakteringen respektive de praktiska arrangemangen.
- Lagring och radering:Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för de personer som bedöms behöva uppgifterna för genomförandet av evenemanget. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande någon av personerna i fråga. Listan delas inte i molntjänster. Även Åbo Akademis säkerhetschef har tillgång till anmälningsuppgifterna genom samma excellista. Personuppgifterna utanför CRM verktyget raderas manuellt när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av evenemangen.
Personuppgifter som samlas in genom fotografier och videor:
- Insamling:En fotograf, anställd av Åbo Akademi eller Aboa Events kommer att finnas på plats under evenemangen. Som verktyg för att producera materialet används endast sådana verktyg som tillhandahålls av Åbo Akademi eller Aboa Events.
- Redigering: Redigering av bild och videomaterial sker i Åbo Akademi eller Aboa Events licenserade programvara.
- Spridning:
- Åbo Akademis externa webb: Utvalda fotografier och videoinspelningar (inkl. bildtexter, ex. namn) kan publiceras på Åbo Akademis och dess enheters externa webbsidor. Uppgifterna i det material som publiceras kan komma att spridas över hela världen.
- Åbo Akademis sociala medier: Utvalda fotografier och videoinspelningar videor (inkl. bildtexter, ex. namn) kan publiceras på sociala mediekanaler som tillhör Åbo Akademi eller Åbo Akademis verksamhetsområden. Eftersom kontona är offentliga så sprids uppgifterna som publiceras över hela världen. I samband med publiceringen överförs uppgifterna samtidigt till Meta (som äger Instagram och Facebook).
- Överlåtelse till nyhetsmedia: Åbo Akademi kan också överlåta fotografier/videoinspelningar (inkl. bildtexter, ex. namn) till tredje part (t.ex. tidningar) för deras journalistiska ändamål.
- Lagring och radering:
- Efter insamling överförs materialet vid behov till en nätskiva tillhörande Åbo Akademi. Materialet raderas samtidigt från det verktyg som använts vid insamlingen (ex. kamera, telefon). Fotografierna och videoinspelningarna (inkl. bildtexter med namn) lagras högst 5 år efter att evenemanget genomförts. Därefter raderas de manuellt.
- Utvalda fotografier och videoinspelningar med beskrivning (ex. bildtext med namn) som samlats in under evenemangen och är av kulturhistorisk betydelse lagras dock varaktigt.
- Åbo Akademis externa webb:
- Som utgångspunkt tas det publicerade materialet ej bort från Åbo Akademis externa webb.
- Åbo Akademis sociala medier: Som utgångspunkt tas det publicerade materialet ej bort från Åbo Akademis sociala medier.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?
I samband med anmälan via Certia Oy, Aboa Events CRM-system överförs personuppgifterna till Certia Oy samt till deras leverantör av CRM-systemet.
Ifall evenemanget förutsätter ordnande av traktering (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost) och/eller praktiska arrangemang (ex. önskemål om tillgänglighet) kan personuppgifter relaterade till dessa önskemål komma att överföras till en tredje part som har anlitats av Åbo Akademi som ansvarar för trakteringen respektive de praktiska arrangemangen.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?
Ja, personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part för den tredje partens behov.
Då fotografier och videoinspelningar publiceras på Instagram och Facebook så överförs de personuppgifter som framgår ur materialet till Meta Platforms Inc. Meta Platforms Inc behandlar innehåll som publiceras på Metas plattformar för sina egna ändamål. Läs mer i Metas dataskyddsmeddelande: https://www.facebook.com/privacy/policy/
Utvalda fotografier kan även lämnas ut till tidningar för deras journalistiska ändamål.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Ja, personuppgifter kan komma att överföras utanför EU/EES.
Då Åbo Akademi publicerar fotografier eller videoinspelningar på Instagram, Facebook (vilka ägs av Meta Platforms Inc) samt LinkedIn så överförs personuppgifterna som framgår ur materialet till Meta Platforms Inc samt LinkedIn Corporation, och på så sätt överförs de även utanför EU/EES.
Europeiska kommissionen har i juli 2023 givit ett beslut om att USA har en adekvat nivå på sitt dataskydd. Organisationer som överför personuppgifter från EU till USA kan certifiera sig i till EU-U.S Data Privacy Framework i enlighet med adekvansbeslutet. Vid certifiering anses en adekvat skyddsnivå tillförsäkras de personuppgifter som är föremål för överföring till dessa organisationer.
Meta Platforms Inc är certifierad under ramverket.
Om utvalda fotografier lämnas ut till tidningar för deras journalistiska ändamål så kan fotografierna i samband med publicering i tidningen komma att bli tillgängliga för vem som helst att se, även utanför EU/EES.
Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?
Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.
Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)
– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.
– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)
– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)
– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)
Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).
När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.
Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.
Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
tietosuoja@om.fi
tietosuoja.fi