Täällä kerrotaan miten Åbo Akademi käsittelee henkilötietoja. Yliopistomme toimii tietosuoja-asetusten (General Data Protection Regulation, GDPR) ja muun voimassa olevan lainsäädännön mukaan.

Åbo Akademi on vastuussa kaikesta henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Åbo Akademissa.

Åbo Akademi käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Jäljempänä näitä sääntöjä kutsutaan tietosuoja-asetukseksi, joka tunnetaan paremmin englanninkielisellä lyhenteellään GDPR.

Mitä Åbo Akademi tekee henkilötiedoilla?

Me Åbo Akademissa käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme täyttää tehtävämme julkisoikeudellisena yhteisönä (yliopistona) eli tarjota laadukasta tutkimusta ja koulutusta ja tehdä yhteistyötä muun yhteiskunnan kanssa. Käsittelemme henkilötietoja myös toiminnan tarkastamista ja kehittämistä varten sekä lainsäädännön noudattamiseksi.

Kaikki henkilötietojen käsittely Åbo Akademissa tapahtuu näiden tarkoitusten edistämiseen. Käsittelyllä on myös oltava oikeudellinen peruste. Vain tätä tarkoitusta varten tarvittavia tietoja käsitellään.

Tarkempia tietoja siitä, miten omia henkilötietojasi käsitellään, saat yliopiston työntekijänä, opiskelijana tai ulkopuolisena yhteistyötahona esimiehesi, kurssivastaavasi, tutkimusohjaajasi tai yhteyshenkilösi kautta. Mikäli koet, ettet ole saanut tarvittavia tietoja heiltä, voit ottaa yhteyttä Åbo Akademin tietosuojavastaavaan, ks. yhteystiedot sivun alalaidasta.

Mitä henkilötietoja Åbo Akademi kerää?

On olemassa useita syitä, miksi käsittelemme henkilötietojasi Åbo Akademissa. Yleisimpiä syitä ovat, että olet opiskelija, tutkija, työntekijä, tutkimukseen osallistuja, konferenssiin tai muuhun tapahtumaan osallistuja, haet virkaa tai opiskelupaikkaa, tai olet muusta syystä ottanut yhteyttä tai tehnyt yhteistyötä yliopiston kanssa.

Suurin osa näistä tiedoista kerätään suoraan sinulta. Joissakin tapauksissa keräämme tietoja myös muista lähteistä, kuten muilta viranomaisilta.

Tietojen sisältö riippuu käyttötarkoituksesta, mutta käsittelemiämme henkilötietojasi ovat esim.:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Henkilötunnusta käsitellään, kun se on tarpeen henkilöllisyytesi varmistamiseksi tai tietojesi koordinoimiseksi järjestelmien välillä sinua koskevien tietojen yhtenäisyyden varmistamiseksi.
• Pankki- ja muut taloudelliset tiedot maksamista tai laskutusta varten.
• Tutkimukseen osallistumisen yhteydessä kerätyt henkilötiedot.
• Tietoa opintosuorituksista ja muuta tietoa opinnoistasi Åbo Akademissa.
• Tietoa siitä, miten käytät verkkosivustojamme, jotta voimme parantaa niiden käyttäjäystävällisyyttä, esimerkiksi evästeiden avulla.
• Konferenssien tai kurssien aikana annettavat tiedot.
• Henkilötiedot, joita tarvitaan palkkaamisen yhteydessä tai jos haet työpaikkaa tai opiskelupaikkaa.

Miten henkilötietosi suojataan?

Åbo Akademin on varmistettava, että henkilötietojen käsittely on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Toimenpiteiden on oltava sellaisia, että niillä varmistetaan käsittelyn riskiin nähden asianmukainen turvallisuustaso. Turvallisuusnäkökohtiin on sisällyttävä luottamuksellisuus, oikeellisuus ja saatavuus sekä asianmukainen tekninen suoja. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että vain valtuutetulla henkilöllä on pääsy tietoihin, että tiedot salataan, että ne säilytetään erityisen suojatuissa tiloissa ja että ne varmuuskopioidaan.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Suuri osa Åbo Akademin tiedoista on julkisia asiakirjoja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Saattaa olla niin, että henkilötietosi sisältyvät julkiseen asiakirjaan, joka on annettava pyynnöstä. Kun joku pyytää julkista asiakirjaa, huomioidaan sekä julkisuuslaki että tietosuojasäännökset, jotta henkilötietoja ei luovuteta, ellei sille ole laillista perustetta.

Tämän lisäksi tietojasi voidaan luovuttaa yliopiston tutkimushankkeissa toimiville yhteistyökumppaneille, toimittajille tai muille tahoille, jotka tarvitsevat tietoja yliopiston ja sinun välisen sopimuksen nojalla, yleistä etua koskevan tehtävän perusteella, julkisen vallan käyttämistä varten tai yliopistolle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Yleistä etua koskeva tehtävä on sellainen, joka on annettu Åbo Akademille lailla tai muilla oikeudellisilla säännöksillä, mutta ei suoraan kuulu yliopiston viranomaistehtäviin.

Siirtäessään tietoja toiselle osapuolelle Åbo Akademi ryhtyy kaikkiin kohtuullisiin oikeudellisiin, organisatorisiin ja teknisiin toimenpiteisiin, joita voidaan tarvita henkilötietojesi suojaamiseksi. Saat tietoa etukäteen, jos aiomme luovuttaa tietojasi muille organisaatioille.

Åbo Akademi ei luovuta henkilötietoja muille osapuolille ilman oikeudellista perustetta.

Kuinka kauan Åbo Akademi säilyttää henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus vaatii tai niin kauan kuin laki vaatii.

• Jos olet esimerkiksi työntekijä, käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen työsuhteen hallinnoimiseksi.
• Jos olet opiskelija, käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen opiskelusuhteesi hallinnoimiseksi.
• Jos osallistut tutkimukseen, käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen tutkimuksen laadun varmistamiseksi.

Julkisten asiakirjojen sisältämiä henkilötietoja käsitellään julkisuutta, tiedonhallintaa, tiedonvapautta ja arkistointia koskevan kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Monissa tapauksissa tämä tarkoittaa sitä, että henkilötietojasi voidaan tallentaa pysyvästi yliopiston keskusarkistoon.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Åbo Akademi voi siirtää henkilötietoja kolmansiin maihin EU:n/ETA:n ulkopuolelle erityisesti kansainvälisten tutkimushankkeiden osalta. Jotta tällainen siirto tapahtuisi, yliopiston on toteutettava kaikki asianmukaiset oikeudelliset, organisatoriset ja tekniset toimenpiteet, jotka ovat tarpeen henkilötietojesi asianmukaisen suojan tai suostumuksen saavuttamiseksi. Lisäksi sinulle ilmoitetaan tästä.                  

Tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet

Tietosuoja-asetus antaa sinulle yksilönä useita oikeuksia Åbo Akademihin nähden:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus pyytää vastausta siihen, käsitteleekö Åbo Akademi henkilötietojasi, ja saada kopio käsiteltävistä henkilötiedoista. Pyynnön yhteydessä Åbo Akademi antaa myös lisätietoja käsittelystä, sen tarkoituksesta, käsiteltävistä henkilötietoryhmistä, suunnitellusta säilytysajasta jne. Sinulla on oikeus saada tiedot maksutta. Jos pyyntö on selvästi perusteeton tai kohtuuton, voidaan periä hallintomaksu.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää, että Åbo Akademi oikaisee sinua koskevat virheelliset henkilötiedot. Voit esimerkiksi pyytää oikaisua ilmoittamalla oikeat tiedot rekisterin vastuuhenkilölle. Åbo Akademi on velvollinen oikaisemaan henkilötietosi ilman aiheetonta viivytystä. Åbo Akademi ei ole velvollinen korjaamaan tietojasi, jos niitä käsitellään vain arkisointi- tai tilastotarkoituksiin.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuiksi Åbo Akademin rekisteristä, jos henkilötietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin.

Jotkin määräykset saattavat edellyttää, että yliopisto ei poista tietojasi, kuten säännökset julkisista asiakirjoista tai tutkimuksen tai opintojen dokumentoinnista. Jos henkilötietosi on luovutettu toiselle osapuolelle, yliopisto ryhtyy kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin ilmoittaakseen näille osapuolille poistopyynnöstäsi.

Jos Åbo Akademi ei pysty poistamaan tietojasi oikeudellisista syistä, rajoitamme tietojesi käsittelyn vain siihen, mikä on tarpeen yliopiston velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista, mikä tarkoittaa, että varmistamme, että käsittelemme henkilötietojasi vain tiettyihin tarkoituksiin. Åbo Akademi rajoittaa käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

• Jos kiistät henkilötietojen oikeellisuuden ja Åbo Akademi tarvitsee aikaa tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi.
• Jos Åbo Akademi ei enää tarvitse tietoja, mutta pyydät meitä säilyttämään niitä edelleen oikeudellisen vaateen puolustamiseksi.
• Jos vastustat Åbo Akademin suorittamaa henkilötietojen käsittelyä, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voidaan punnita, ylittävätkö vastustamisesi perusteet yliopiston pakottavat oikeutetut perusteet.
• Jos katsot, että meidän tulee poistaa henkilötietosi, mutta emme voi jostain syystä tehdä niin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada sinua koskevat tiedot itsellesi tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä pätee, kun henkilötiedot koskevat sinua ja ovat sinun toimittamiasi, käsittely on perustunut suostumukseesi tai sopimukseen, käsittely on automaattista, siirto on teknisesti mahdollista eikä siirto vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa sitä, että Åbo Akademi käsittelee tietojasi, esim. tutkimuksessa tai koulutuksessa. Åbo Akademi lopettaa vaadittaessa tietojen käsittelyn, paitsi jos yliopistolla on pakottava syy jatkaa tietojen käsittelyä tai jos tietojen käsittely on tarpeen yliopistoa koskevan oikeusvaateen puolustamiseksi.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus olla joutumatta yksinomaan automatisoidun käsittelyn perusteella tehtyjen päätösten kohteeksi (koskee myös profilointia). Tämä koskee automatisoitua päätöksentekoa, jolla on sinulle oikeusseuraamuksia, paitsi jos päätös on välttämätön sinun ja Åbo Akademin välisen sopimuksen vuoksi tai hyväksytty lainsäädännössä tai kun päätös perustuu suostumukseesi.

Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, joka todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.

Oikeus peruuttaa suostumuksesi

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn milloin tahansa, jos käsittelyn ainoa peruste on suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn.

Oikeus valittaa tietosuojavaltuutetun toimistolle

Sinulla on oikeus jättää valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679 (GDPR).

Kysymyksiä

Jos sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, voit aina ottaa yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön, projektin tai kurssin vastuuhenkilöön tai tietosuojavastaavaan, ks. alla.

Yhteystiedot

dataskydd@abo.fi, puh.: +358 2 21531 (vaihde)
Postiosoite: Dataskydd vid Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo