Framställningsdag 19.11.2024
1. Personuppgiftsansvariges namn och kontaktuppgifter
Åbo Akademi
Postadress: Domkyrkotorget 3, 20500 ÅBO
Besöksadress: Domkyrkotorget 3, ÅBO
Dataskyddsombud: Ada Widjeskog, dataskydd(a)abo.fi
2. Kontaktperson angående frågor om undersökningsregistret
Projektassistent Eva Aspnäs, eva.aspnas(a)abo.fi. Adress: Samforsk, Åbo Akademi, ASA A4, 20500 ÅBO.
3. Undersökningens verkställare
Ansvariga forskare: Forskningschef Lauri Rapeli, lauri.rapeli(a)abo.fi. Adress: Samforsk, Åbo Akademi, ASA A4, 20500 ÅBO.
Undersökningen koordineras av Åbo Akademi, som upprätthåller undersökningsregistret. Forskare och övrig personal inom Gen2 har rätt att behandla uppgifterna som samlats in i samband med undersökningen.
4. Vad är syftet med behandlingen av personuppgifter och dess rättsliga grund?
För att bedriva vetenskaplig forskning, rekrytera deltagare, genomföra enkäter och upprätthålla undersökningen samlar vi in och behandlar vi personuppgifter. Personuppgifterna används inom ramen för undersökningen Gen2 och i forskningsarbetet relaterat till det. Uppgifterna är nödvändiga för genomförandet och kombinerandet av enkätundersökningar inom undersökningen. Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutfattande eller profilering. Grunden för behandling av personuppgifter stöder sig på EU:s dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1e, det vill säga utförandet av vetenskaplig forskning av allmänt intresse i enlighet med Finlands dataskyddslag 4 § punkt 3. Som grund för behandling av känsliga personuppgifter tillämpas EU:s dataskyddsförordning artikel 9 punkt 2j och dataskyddslagen 6 § punkt 7.
5. Vilka uppgifter behandlar vi och hur behandlar vi dem?
Vi behöver personuppgifter i första hand för att kontakta och rekrytera deltagare. För att skicka ut enkäter och kontakta deltagare behöver vi deras e-postadress. För att rekrytera nya deltagare behandlar vi adressuppgifter.
När vi rekryterar nya deltagare via inbjudningskort behandlas följande uppgifter: namn, kön, modersmål, hemadress, postnummer, postanstalt, hemkommun, födelseår och föräldrars hemland. Dessa uppgifter erhålls från Myndigheten för Digitalisering och Befolkningsdata och raderas när rekryteringskampanjen har upphört. Vi använder uppgifterna för att skicka ut inbjudningar.
När du registrerar dig samlar vi in följande uppgifter:
e-postadress, födelseår, utbildningsnivå, kön, modersmål, hemkommun, sysselsättningssituation och föräldrars hemland. E-postadresser används enbart för att kontakta deltagare, de övriga uppgifterna kan användas i olika statistiska analyser.
Vissa personuppgifter klassas enligt GDPR som känsliga personuppgifter. Vi behandlar också den här typen av uppgifter eftersom vi samlar in information om deltagarnas politiska åsikter, filosofiska övertygelser och etniskt ursprung.
Vi samlar också in teknisk information om apparaten du använder när du svarar på en enkät. När du svarar på en enkät sparas din apparats IP-adress och geografiska position. Syftet med dessa uppgifter är att säkerställa kvalitén på våra undersökningar. Med hjälp av dem försöker vi undvika att undersökningarna manipuleras genom att granska att det inte kommer för många svar från samma IP-adress eller plats. Dessa uppgifter används inte för andra ändamål och raderas innan analysskedet.
Svaren på våra enkäter används för att bedriva samhällsvetenskaplig forskning och analyseras med hjälp av olika statistiska metoder. För att undvika att ställa samma frågor upprepade gånger och för att möjliggöra att undersöka attityder över tid, kan svar från tidigare undersökningar kopplas samman med svar från senare undersökningar. Resultat publiceras alltid i gruppform så att det inte är möjligt att identifiera någon enskild svarsperson.
Enkätsvaren är kopplade till individuella e-postadresser i enkätsystemet, men innan vi börjar analysera svaren pseudonymiseras de. När vi laddar ned datafilen med svaren och förbereder dem för analys raderas e-postadresserna och ersätts med ID-koder. Det går därefter inte enbart med hjälp av datafilen att koppla en viss person till ett svar. Alla uppgifter raderas från enkätsystemet när enkäten avslutas.
6. Varifrån får vi uppgifterna?
Namn, födelseår, kön, modersmål, hemadress, postnummer, postanstalt, hemkommun och föräldrars hemland erhålls från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata i enlighet med lagen om befolkningsdatasystemet och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas certifikattjänster (661/2009). Övriga uppgifter insamlas direkt från svarspersonerna.
7. Till vem överför vi data och överför vi data utanför EU- eller EES området?
Enkätsvar och vissa personuppgifter kan delas med forskare från finländska universitet och forskare från EU/EES-området. Vi delar dock inte uppgifter med vilka man direkt kan identifiera enskilda personer. Vi samarbetar med olika universitet och forskare och datamaterial som producerats med hjälp av Gen2 kan delas i syfte av akademisk forskning. Uppgifter som delas är alltid pseudonymiserade.
Vi använder enkätplattformen Qualtrics för att skicka ut och genomföra våra enkäter. Medan en enkät är aktiv förvaras deltagares e-postadresser och den ifrågavarande enkätens enkätsvar tillfälligt i tjänsten. Dina uppgifter kan då komma att överföras till så kallade ”tredje land”. När enkäten avslutas laddar vi ned enkätsvaren och raderar samtliga uppgifter från tjänsten.
Enkätsvaren arkiveras anonymiserat i Finlands Samhällsvetenskapliga dataarkiv och överlåts därifrån till vidareanvändning i forsknings- och undervisningssyfte.
8. Hur skyddar vi data och hur länge lagrar vi dem?
De uppgifter som samlas in under undersökningens gång förvaras på Åbo Akademis egen server. När en enkät är aktiv förvaras uppgifter också tillfälligt i enkätplattformen. Direkta igenkänningsuppgifter så som e-postadresser lagras krypterat och åtskilt från övriga uppgifter. Direkta igenkänningsuppgifter raderas innan analysskedet. De personuppgifter som samlats in i samband med undersökningen raderas när de inte längre är nödvändiga för genomförandet av undersökningen.
9. Vilka är dina rättigheter som registrerad?
Enligt dataskyddslagstiftningen har du följande rättigheter
– rätten att få information om behandling av personuppgifter
– rätten att få tillgång till uppgifterna
– rätten att korrigera uppgifterna
– rätten att begränsa behandlingen av uppgifterna
– anmälningsskyldighet angående korrigering eller behandling av personuppgifter
– rätten att motstå behandling av personuppgifter
– rätten att inte utsättas för automatiskt beslutsfattande utan rättslig grund
De tidigare nämnda rättigheterna som berör den vetenskapliga undersökningen kan i vissa fall avvika från lagstiftningen. Avvikelser förutsätter bedömning från fall till fall.
Den registrerade har rätt att överklaga till dataskyddsombudsmannens kontor, om du anser att man har brutit mot någon ikraftvarande dataskyddslagstiftning i behandlingen av dina personuppgifter
Dataskyddombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
E-post: tietosuoja(a)om.fi
10. Vem kan jag kontakta?
All kontakt och önskemål som berör denna anmälan, ska framföras skriftligt eller personligt till kontaktpersonen i punkt två (2).