1. Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi

Åbo Akademi

Domkyrkotorget 3

20500 ÅBO

Tfn 02 215 31

FO-nummer: 0246312-1

2. Kontaktperson i frågor om personuppgifter

Tfn 02 215 4116

E-post: arbetsforum@abo.fi

3. Dataskyddsombud

dataskydd@abo.fi

tel: +358 2 21531 (växel) +358 400594894 (direkt)

4. Registrets namn

Register för karriäruppföljningsenkäter för personer som avlagt doktorsexamen, högre högskoleexamen eller en så kallad avslutande lägre högskoleexamen vid Åbo Akademi.

samt rättslig grund för behandlingen

Syftet med karriäruppföljningsenkäterna är att följa upp den tidiga arbetskarriären och arbetsmarknadssituationen för universitetsexaminerade (personer som avlagt högre högskoleexamen eller en s.k. avslutande lägre högskoleexamen, t.ex. lärare inom småbarnspedagogik eller farmaceut, fem år efter utexamineringen och för doktorer två år efter utexamineringen), att utnyttja informationen som fås genom uppföljningen i undersökningar som beskriver den tidiga arbetskarriären hos akademiskt utbildade personer samt i utvecklingen av högskoleutbildningen och studiehandledningen och att erbjuda information för studie- och karriärplanering för personer som planerar att studera, studerar eller har avlagt examen. I karriäruppföljningsenkäten produceras och används informationen – exklusive informanternas identifikationsuppgifter – vid enskilda universitet, i samarbete mellan universitet, med samarbetsparter och allmänt i forskningssyften via Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är allmänt intresse eller offentlig makt på basis av universitetens uppgifter enligt universitetslagen (558/2009, 2 § och 87 §) och den uppföljning och statistikföring som förutsätts enligt undervisnings- och kulturministeriets förordning om beräkningskriterierna för universitetens finansiering (119/2019).

6. Uppgiftsinnehåll i registret

Registret för karriäruppföljningsenkäter vid Åbo Akademi innehåller de identifikations- och bakgrundsuppgifter och de enkätsvar som CSC och TUPA sammanställer för Åbo Akademis del. Uppgifterna omfattar:

a) blankettens ID/nätblankettens ID, svarsdatum

b) identifikationsuppgifter, som inte lagras med svaren och används enbart för administration av målgrupp och utskick och för att sammanföra bakgrundsuppgifterna:

• förnamn, efternamn, personbeteckning, eventuellt dödsdatum
• adress, postnummer, telefonnummer
• matrikelnummer/studierättsnummer

c) bakgrundsuppgifter som lagras tillsammans med enkätsvaren:

• kön, medborgarskap, modersmål
• boendeortskod, boendeort, postnummer, postanstalt, stat, hemkommunens sifferkod, modersmål enligt adress
• universitet, antagningsår, ålder vid utexaminering, utbildningsområde (nivåerna 1, 2, 3)
• examens nivå (enligt VIRTA), huvudämne, examenskod, examen (enligt VIRTA), examens omfattning, examensmånad, information om närvaro
• tilläggsinformation från Åbo Akademis studieregister: studieort, huvudämne, utbildningsområde/ämnesområde, orienteringsalternativ, fakultet/enhet/institution

Hen som vill ha mer information om var resultaten från undersökningen publiceras kan uppge sin e-postadress när hen besvarar enkäten. E-postadressen lagras separat från enkätsvaret i Åbo Akademis register.

7. Legitima källor

CSC hämtar bakgrundsuppgifter ur det nationella datalagret för studiedata (VIRTA baserar sig på universitetens studieregister) och kompletterar dem med uppgifter från Befolkningsdatasystemet, samt hämtar ytterligare telefonnummer från en enskild leverantör av telefonnummer (Posti/Fonecta/annan). Som komplement hämtas dessutom E-postadresser och telefonnummer från Åbo Akademis alumnregister samt Åbo Akademis studieregister.

Respondenterna kan välja mellan att svara på en pappersblankett eller med ett e-formulär. Till registret hämtas enkätdata via pappersblankett som registreras hos TUPA eller via elektroniska svar via CSC enkätverktyg. TUPA sammanför enkätsvar givna på både papper och elektroniskt till registret, samt kombinerar dem med bakgrundsuppgifter.

Åbo Akademi kompletterar ytterligare registret med studieinformation från Åbo Akademis studieregister som inte finns i det nationella datalagret för studiedata, med bl.a. information om huvudämne, fakultet och studieinriktning.

TUPA kombinerar även Åbo Akademis register med enkätsvar till ett nationellt register med att sammanföra enkätsvar från enskilda registeransvariga universitet som är följande; Helsingfors universitet; Östra Finlands universitet; Jyväskylä universitet; Lapplands universitet; Uleåborgs universitet; Tammerfors universitet; Åbo universitet; Vasa universitet; Villmanstrands tekniska universitet; Svenska handelshögskolan; Konstuniversitetet; Stiftelsen för Aalto-högskolan som verkar under namnet Aalto-universitetet.

8. Legitim utlämning av uppgifter samt mottagarkategorier

Behandling av registrerade personuppgifter har lagts ut på uppdragsavtal:

☐ Nej

☒ Ja. Enligt följande:

Uppgifterna behandlas på uppdrag av Åbo Akademi av Tammerfors universitets statistiktjänst (TUPA) och CSC – IT-centret för vetenskap enligt avtal.

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy svarar för att extrahera målgruppen för enkäten, integrera kontaktinformationen, skapa svarslänkarna, samla in e-svaren och rapportera det kombinerade materialet. CSC behandlar direkta personuppgifter medan insamlingen av enkätdata pågår och hanterar enkätmaterial utan direkta identifierare då resultaten rapporteras. CSC överlåter personuppgifterna (kontaktinformation, bakgrundsinformation och svars-ID) till TUPA för utskick av enkäten och påminnelser samt analys av materialet.

Tammerfors universitets statistiktjänst (TUPA) samordnar genomförandet av karriäruppföljningen och behandlar personuppgifterna för utskick, analys och rapportering av enkäten. TUPA överlåter separat det material som hänför sig till varje enskilt universitet och till CSC för riksomfattande rapportering av materialet. Material kan enligt överenskommelse med Åbo Akademi överlämnas för forskningsändamål till samarbetspartners (som fackföreningsorganisationen) utan sådana personuppgifter från vilka personen direkt kan identifieras. Dessutom lämnas materialet, rensat på identifierbara personuppgifter, till Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD) där det anonymiseras ytterligare och arkiveras för senare användning för forskning. Resultaten rapporteras alltid så att det inte går att identifiera individuella svar.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

☒ Nej

☐ Ja, till

10. Principer för registrets säkerhet

Svarsblanketter som returnerats av enkätens respondenter som pappersversioner, postas direkt till TUPA för registrering. Efter registreringen skickas de till Åbo Akademi som förvarar pappersblanketterna i 2 år. Syftet med förvaringen är att göra det möjligt att verifiera den digitaliserade versionen vid misstanke om eventuella fel i inmatningen. Pappersblanketterna förstörs 2 år efter att de registrerats digitalt.

Enkätsvaren och bakgrundsuppgifter lagras elektroniskt på Åbo Akademis server. Identifikationsuppgifter lagras enskilt  på servern och endast så länge som datainsamlingen till enkäten pågår. Endast anställda personer med ansvar att arbeta med karriäruppföljningar har tillgång till registret, som förvaras på en server som kräver personlig inloggning med lösenord.

11. Lagringstid och kriterier för fastställande av lagringstid

Uppgifter som gör det möjligt att identifiera enskilda informanter sparas endast tills materialet har sammanställts; efter sammanställningen förstörs uppgifterna.

Åbo Akademi lagrar materialet som inte innehåller direkta identifikationsuppgifter i 10 år. Dessutom lagrar TUPA och CSC material utan direkta identifikationsuppgifter för rapportering t.ex. till Vipunen i 10 år.

Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv lagrar uppgifterna i anonymiserad form och de kan alltså inte kopplas till en person.

12. Automatiserat beslutsfattande eller profilering samt logiken bakom och betydelsen av behandlingen

Registrerade uppgifter används för automatiserade beslut, inklusive profilering:

☒ Nej

☐ Ja, för

13. Den registrerades rättigheter

Med stöd av dataskyddsförordningen ((EU) 2016/679) har den registrerade Den registrerade har rätt att

• få tillgång till sina uppgifter hos Åbo Akademi
• få sina personuppgifter korrigerade
• få sina personuppgifter raderade (”rätten att bli glömd”)
• begränsa behandlingen av personuppgifterna i vissa situationer
• invända mot behandlingen av personuppgifterna

Undantag från rättigheterna till tillgång, korrigering, begränsning och invändning till den del som uppgifterna behandlas för statistiska ändamål kan göras i enlighet med dataskyddslag 1050/2018, 31 §.

Behandlingen omfattar inte automatiserat beslutsfattande.

Den registrerade kan begära att utöva sina rättigheter genom att kontakta universitetet på dataskydd@abo.fi eller Åbo Akademi, Domkyrkotorget 3, 20500 ÅBO

• Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där hen har sin hemvist eller arbetsplats, om hen anser att behandlingen av personuppgifter strider mot den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679. Den registrerade har dessutom rätt till andra administrativa prövningsförfaranden eller andra rättsmedel.

Kontaktinformation:

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6 vån., 00520 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors

Växel: 029 56 66700

Fax: 029 56 66735

E-post: tietosuoja@om.fi