9.1.2023

Ny checklista gör oss bättre att samarbeta online

Gratis, professionella tips och råd och tips på hur man kan arbeta effektivare tillsammans online? Javisst, ett projekt vid Experience Lab vid Åbo Akademi och Vasa Universitet har samarbetat med organisationer i Österbotten för att vi ska bli bättre tillsammans i den digitala vardagen.

–Då coronaviruspandemin slog till kunde vi se effekterna speciellt tydligt på så gott som allt innovations- och utvecklingsarbete som sker mellan olika organisationer. Nästan alla fysiska möten måste ställas in och arbetet flyttades väldigt snabbt online. Vi såg ett behov att samla erfarenheter av innovation och utveckling online så länge upplevelserna var färska som en grund för att kunna stöda innovatörerna. Nu har vi produkten, en checklista som är gratis för vem som helst att använda, klar, säger Kimmo Rautanen, projektledare för ”Digitala innovationsprocesser på distans” vid Experience Lab vid Åbo Akademi.

Den färdiga checklistan finns i tre språkversioner – svenska, finska och engelska och ger tips och råd på hur man exempelvis planerar, genomför och gör uppföljning av processer och event.

För att ta reda på hurdana verktyg och processer organisationerna kan ha nytta av då de samarbetar och skapar tillsammans med samarbetspartner online gjorde projektgruppen intervjuer och materialundersökningar. I de här deltog 11 nyckelpersoner som lett processer kring (öppen) innovation och utveckling inom företag, myndigheter och organisationer. På basis av materialet utvärderade projektteamet två pågående utvecklingsprocesserför att se om uppställningen fungerade. Öppen innovation innebär, förenklat, att man använder sig av idéer både inifrån den egna organisationen, men också sådana som kommer från samarbetspartner, likaledes använder man kanaler både från den egna och partnerorganisationer för att få ut sin innovation i världen.

– Organisationer som jobbar med öppen innovation har behov av att inkludera olika målgrupper och arbetet sker ofta online. I de här processerna kan vi hjälpa till. Till exempel om man planerar en utbildning på distans eller ordnar ett webbevent finns nu en checklista på hur man effektivt kan bygga upp tillfället och på ett bra sätt hantera processen online. Tanken är att listorna ska ha en positiv effekt på hur man fördelar resurser under ett projektgenomförande och att de ska kunna användas enligt situation och behov, inte som policy inom en organisation.

Listorna ska kunna användas av vilken organisation som helst, oavsett bransch, som arbetar med forskning, utveckling och innovation och som använder sig av processer som bygger på samarbete och samskapande.

– Vi har försökt utveckla en process och välja verktyg som fungerar och som gör så att deltagarna känner sig inkluderade, engagerade och skapar samhörighet och samförstånd. En styrka har varit att projektparternas kompetenser stöder och kompletterar varandra; Åbo Akademis fokus ligger på design av digitala lösningar och processer, medan Vasa universitets fokus ligger på innovation och samskapande.

Projektet Digitala innovationsprocesser på distans pågick under tiden 1.9.2021-31.8.2022 och finansieras av Österbottens Förbund via programmet för hållbar tillväxt och livskraft i regionerna (AKKE) samt Åbo Akademi och Vasa universitet.

Checklistan finns bland annat här: https://www.abo.fi/projekt/digitala-innovationsprocesser-pa-distans/

Mera information: 
Kimmo Rautanen, projektledare
Telefon: +358 50 349 1239
E-post: kimmo.rautanen@abo.fi