1 § Tillämpningsområde

Regelverket definierar principerna för uthyrning av Åbo Akademis utrymmen. Reglerna tar enbart ställning till de utrymmen som förvaltas av Åbo Akademi. Vasa övningsskola följer sitt eget regelverk.

Dessa regler ersätter de av förvaltningsdirektören 31.10.2019 fastställda Riktlinjer för uthyrning av Åbo Akademis utrymmen till tredje part (ÅA/1369/00.00.01.02/2019).

2 § Hyresfrihet

Åbo Akademis utrymmen är hyresfritt tillgängliga för Åbo Akademis studentkårs verksamhet, studentsammanslutningar hörande under Åbo Akademis Studentkår och övriga studentsammanslutningar verksamma inom Åbo Akademi, för Åbo Akademis Alumner r.f. och andra fakultets- eller ämnesbundna alumnföreningar vid Åbo Akademi enligt villkoren i dessa regler.

Personalen vid Åbo Akademi får hyresfritt boka akademins utrymmen för privata tillställningar såsom födelsedagsmottagningar förutsatt att villkoren i dessa regler efterföljs.

3 § Samarbetspartners

Åbo Akademi kan teckna avtal om uthyrning av utrymmen till olika parter som är i Åbo Akademis närkrets. Till dessa hör de universitet och högskolor i Åbo och i Vasa som delar bokningssystemet Peppi.

Utöver dessa kan Åbo Akademi hyra ut sina utrymmen till myndigheter och offentliga samfund, universitet och högskolor, utbildningsanordnare och andra allmännyttiga aktörer som verkar i enlighet med akademins värderingar och etiska principer samt i linje med Åbo Akademins styrdokument.

För dessa fastställs en prislista samt en förteckning över vilka utrymmen som är tillgängliga.

4 § Extern uthyrning

Studentrestaurangerna kan bokas av utomstående för olika tillställningar. Serveringen bör skötas av restaurangen och någon från restaurangpersonalen eller en ordningsvakt bör alltid vara närvarande under hela tillställningen. Ingen egen matlagning eller catering från utomstående tillåts p.g.a. hygienbestämmelserna. Alkohol eller alkoholkuponger får inte säljas under tillställningen. Alkohol får serveras endast i de utrymmen som omfattas av utskänkningstillstånd.

Personal eller ordningsvakt med ordningsvaktskort bör finnas på plats under hela tillställningen. Ordningsvakten kan antingen restaurangen eller arrangören själv ordna och överenskomma med denna om ersättning.

Då bokningen görs bör man överenskomma om hur länge personalen ska vara närvarande och när ordningsvakten tar över ansvaret. Ordningsvaktens namn bör meddelas senast 2 veckor före bokat datum till restaurangen och ordningsvakten bör snarast kontakta restaurangen för närmare instruktioner.

Ljussignal (”valomerkki”) ges 1 timme före tillställningens slut.

5 § Bokning av utrymmen

Bokning av utrymmen sker genom att sända e-post till book@abo.fi. Bokningen av utrymmen för undervisning för samarbetspartners i § 3 sker enligt de överenskomna regler som gäller för detta ändamål.

Efter att bokningen är överenskommen bokas dörrarna öppna 30 minuter före tillställningens början om inget annat överenskommits. Det är förbjudet att reglera dörrarna så att de står öppna under tillställningen. Om ytterdörren bör vara öppen senare under tillställningen ska en ordningsvakt finnas vid dörren.

Hyresgästen har tillgång till utrymmena endast under den tid som har bokats.

Separat bör avtalas om vaktmästarservice dagen före en helgdag, lördagar, söndagar och kvällar efter kl. 16, tekniskt stöd i salarna, städning under helgdagar, lördagar och söndagar. Kontakta book@abo.fi för närmare information.

6 § Avbokning

Vid avbokning 14 dagar före eller senare uppbärs 50% av hyran, vid avbokning 7 dagar eller senare uppbärs hela hyran.

Åbo Akademi bibehåller rätten att avboka en bokning ifall utrymmets användningsändamål av etiska eller andra skäl inte är förenligt med Åbo Akademis verksamhet eller motsvarar ändamålet i dessa regler.

7 § Övrigt

Möten, samtal, föreläsningar och övrig verksamhet i Åbo Akademis utrymmen ska föras i enlighet med vetenskaplig kunskap och beprövad erfarenhet och det dialogiska och rationella samtalet ska vara styrande.