Åbo Akademis lednings- och kvalitetshanteringssystem (godkänt av styrelsen 13.8.2015, reviderat 2.2.2022) beskriver hur universitetet säkerställer att det utför sin lagstadgade uppgift och når sina strategiska målsättningar. Här följer ett sammandrag av de mest centrala punkterna i lednings- och kvalitetshanteringssystemet.

Åbo Akademis kvalitetspolicy

Utveckling, hantering och ledning av kvalitet är en integrerad del av ledning och utveckling av Åbo Akademi som helhet. Åbo Akademis lednings- och kvalitetshanteringssystem har som målsättning att garantera en välfungerande och kontinuerlig utveckling av verksamheten genom 

• gemensamma principer, strukturer, processer och tidtabeller
• granskning och utveckling av kvalitet i verksamhetens alla skeden 
• stöd för att utveckla en gemensam kvalitetskultur kring universitetets värden, en kvalitativ verksamhet, ett processinriktat angreppssätt, hållbara arbetsmetoder och aktiv växelverkan.
  

Universitetssamfundet bildas av alla de personer som verkar inom universitetet. Universitetssamfundets positiva förhållningssätt och insatser för arbetet med verksamhetens kvalitet är avgörande för att nå en effektfull kvalitetskultur.

Systemets ledningsmodell

Organisation och ansvarsfördelning bestäms i Åbo Akademis regelverk, system- och principdokument, arbetsordningar och beslut om arbetsuppgifter och delegering.  

Ledningsmodellen består av fyra komponenter som är starkt integrerade i varandra: 

• en gemensam riktning och målsättning som utkristalliserar Åbo Akademis uppgift, vision, värden och strategi 
• ett genomskinligt och heltäckande ledningssystem med ledningsstrukturer, aktörer, gemensamma ledningsprocesser, dokumentation och stödverktyg 
• ett professionellt, etiskt och kollegialt ledarskap som verkställs av ambitiösa ledare 
• en involverande ledningskultur som omfattar hela Åbo Akademi.
  

Systemets kvalitetsprinciper

Kvalitetshanteringen vid Åbo Akademi bygger på fem principer, som alltid ska finnas i en process för att garantera kvalitet. Kvalitetsprinciperna är

• en systematisk planeringsstruktur, så att en bred medverkan garanteras och målen binds till tillgängliga resurser och konkretiseras till praktisk verksamhet
• identifierade ansvarsroller för varje del och helhet i en process, ett projekt eller en uppgift så att alla medverkande känner till och tar ett individuellt ansvar
• ett dynamiskt genomförande med beredskap att göra förändringar i pågående arbete och kanaler för stöd i arbetet
• återkopplande uppföljning och utvärdering, inklusive analys och metoder för att sprida och föra in erfarenheter och upptäckter i verksamheten
• forum för utvecklingsdialoger och personalutveckling, så att en öppen och konstruktiv dialog ingår i all utveckling och dokumentering är en del av kommunikationen.

Förverkligande av systemet

Lednings- och kvalitetshanteringssystemet förverkligas genom fyra element som är integrerade i kärnverksamheten och stödfunktionerna:

• Den strategiska planeringen rör sig mellan olika ledningsnivåer och innebär breda processer i universitetssamfundet. De gemensamma regelverken, den interna fördelningsmodellen och övriga styrinstrument anpassas för att förverkliga strategin.
• Årsplaneringen omfattar årliga verksamhets- och ekonomiplaner utifrån strategin. I processen ingår analys av fjolåret och framtiden, konkretisering av målsättningar och åtgärder till årliga aktiviteter samt ekonomiska ramar och resursplanering.
• Varje individ i universitetssamfundet har ett eget ansvar för att genomföra planer och aktiviteter utifrån strategin. Resultat rapporteras, följs upp och analyseras med fokus på framsteg och utvecklingsbehov.
• Utvärderingar genomförs som dels externa utvärderingar (t.ex. NCU:s auditering), dels interna utvärderingar av forskning, utbildning och administration enligt styrelsens och rektor beslut.

Långsiktiga målsättningar fastställs utgående från en systematisk analys av verksamhet, resurser och utvecklingsbehov. Målsättningarna operationaliseras genom konkreta åtgärder och aktiviteter, som årligen tilldelas resurser och följs upp.

Utvärdering och utveckling av systemet

Styrelsen ansvarar för att utveckla modellen och systemet behandlas vid behov av varje ny styrelse. Rektor ansvarar för att systemet används och följs upp på den universitetsövergripande nivån.  

Var och en ansvarar för kvaliteten i de ärenden där hen har en beslutsfattande roll. Varje individ i universitetssamfundet ansvarar för att förverkliga lednings- och kvalitetshanteringssystemet i det dagliga arbetet och för att ta fram idéer till vidareutveckling av systemet. 

Åbo Akademis lednings- och kvalitetshanteringssystem 2015, rev. 2.2.2022 (pdf)