Reseunderstöd

Varje deltagare bokar och betalar sina egna tåg- eller bussbiljetter. För att få kostnaden ersatt fyller du i reseunderstödsblanketten. Du får reseundersödet efter evenemanget genom att skicka reseunderstödsblanketten och kvitto för resorna till bettina.rehnstrom@abo.fi senast 22.1.2025.

Du kan endast få reseunderstöd för tåg- och bussbiljetter i Eko-klass (vanligt pris) och om du kommer med egen bil betalas ersättning enligt priset för billigaste tåg- eller bussbiljett.

VIKTIGT! Fyll i blanketten elektroniskt och lämna in den ifyllbar, printa inte ut blanketten. Fyll endast i fältet ’’Information om resenären och resan’’.Bifoga kvitto där moms % är synligt för biljettköpet då du lämnar in blanketten. Varje resenär måste fylla i blanketten individuellt.

Om du reser med bil måste du bifoga en utskrift/screenshot på vad tåg- eller bussbiljetter skulle ha kostat för resdagarna, utan detta bevis kan understöd för egen bil inte beviljas. I denna utskrift behöver moms% inte synas.

Observera att det kan ta en lång tid innan du får reseunderstödet betalt, eftersom det handlar om ett så stort antal reseunderstödsbetalningar.

Apple användare: fyll i reseunderstödsblanketten i Adobe reader, inte Macs egen editor.

Information om övernattning

Alla deltagare som reser över 170 km för att komma till evenemanget övernattar på hotell som Åbo Akademi bokar och betalar för. Om du reser under 170 km ska du resa till och från evenemanget under samma dag. Kontakta marknadsföringskoordinator bettina.rehnstrom@abo.fi ifall det är omöjligt för dig att resa under samma dag trots att du bor inom 170 km.

Varje deltagare kommer att dela rum med minst en annan person. I samband med anmälan kan du meddela vem din önskade rumskompis skulle vara och vi försöker att uppfylla ditt önskemål. Om du inte har ett önskemål parar vi ihop dig med någon. Vi meddelar vem din rumskompis är i infomejlet i januari.

Check in

Check in börjar på fredag 17.1 kl. 15.00. Om du anländer till Åbo innan det kan du checka in tidigare, men du får ditt rum kl. 15.00. Du kan checka in till hotellet när som helst under kvällen. Uppvisa ID vid hotellreceptionen då du checkar in.

På lördag morgon

Hotellfrukost hör till övernattningen.

Våra tutorer kommer att guida dig till Aurum på lördag morgon. Träffa dem i hotellets aula kl. 8.30. Du kan också gå själv till evenemanget, anländ då senast kl. 8.55 i Aurum på Henriksgatan 2.

Åbo Akademi bjuder på lunch och middag samt mellanmål under dagen.

Meddela om eventuella specialdieter i samband med anmälan.

Vänligen avanmäl dig i god tid för att vi ska kunna avboka hotell- och matbeställningar för din del. Avanmälan sker via en elektronisk länk som du fått per e-post i samband med bekräftelsen av din anmälan. Kontakta marknadsföringskoordinator bettina.rehnstrom@abo.fi vid frågor.

ÅBO AKADEMI

www.abo.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE  

enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14

Meddelandet gäller:

DI-dagen 18.1.2025

__________________________________________________________________________

Personuppgiftsansvarig

Åbo Akademi

Domkyrkotorget 3

20500 Åbo

Finland

Åbo Akademi är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas i universitetets verksamhet – i undervisning, handledning, forskning, administration och samverkan, internt och externt.

Ansvarig enhet för den behandling som beskrivs i detta dokument:

Fakulteten för naturvetenskaper och teknik

Kontaktperson: Bettina Rehnström, marknadsföring, bettina.rehnstrom@abo.fi, 0504064815

Dataskyddsombud vid Åbo Akademi: dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)

__________________________________________________________________________

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

DI-dagen är ett evenemang som riktar sig till andra och tredje årets gymnasiestuderande med intresse för teknikstudier. Evenemanget ordnas för att inspirera unga att söka sig till teknikstudier efter andra stadiet.

Personuppgifter som behandlas vid DI-dagen framgår i evenemangets anmälningsformulär. Det här dataskyddsmeddelandet samtycker till insamling av vissa personuppgifter som markerats obligatoriskt i anmälan av samtliga deltagare, och vissa mer specifika personuppgifter som behövs av dem som frivilligt ansöker om hotellövernattning och reseunderstöd.

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att:

• ta emot anmälningar genom registrering
• försäkra oss om att rätt målgrupp anmält sig till evenemanget
• sända information om programmet vid behov
• kommunicera med deltagare inför, under och efter evenemangen i form av information i samband med deltagandet
• säkra tryggheten för deltagarna vid evenemanget
• ordna traktering och praktiska arrangemang (inklusive behandlande av eventuella önskemål på specialkost och startpunkt för busstransport)
• Det är dessutom nödvändigt att samla in vissa personuppgifter från de personuppgifter som övernattar på hotell och/eller reser på Åbo Akademis bekostnad, eftersom Åbo Akademi har en lagstadgad skyldighet att informera Skatteförvaltningens inkomstregister om de förmåner som varje icke-anställd får.

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Rättslig grund för att behandla dina personuppgifter är:

1. Samtycke används som rättslig grund för behandlingen av de personuppgifter som samlas in i samband med anmälan

Samtycke: Samtycke innebär att du blir tillfrågad och svarar ja (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för DI-dagen. Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas (d.v.s. samlas in, lagras, delas, arkiveras m.m.). När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till den kontaktperson som anges i detta dataskyddsmeddelande eller till registrator@abo.fi. Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.

Att delta i evenemanget och att övernatta på hotellet som Åbo Akademi bekostar är frivilligt. Den som deltar i evenemanget och i förekommande fall ansöker om att övernatta på det hotell som Åbo Akademi bekostar samt reseunderstöd som ansöks om efter evenemanget, bör samtycka till insamling och behandling av personuppgifter.

2. För en del av deltagarnas personuppgifter används rättslig förpliktelse som grund för behandlingen av personuppgifter

Rättslig förpliktelse: Det finns lagar eller regler som gör att Åbo Akademi måste behandla dina personuppgifter i sin verksamhet.

I syfte att redovisa till Skatteförvaltningen samlar Åbo Akademi in följande uppgifter från den som övernattar på hotell och/eller ansöker om reseunderstöd: namn, personbeteckning, hemadress, postnummer, hemort och gällande endast de som söker reseunderstöd: bankuppgifter.

Personer som inte övernattar på hotell eller ansöker om reseunderstöd behöver inte lämna in personuppgifterna gällande övernattning och reseunderstöd som nämns ovan.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?

Med hjälp av anmälningsformuläret i CRM behandlar vi följande personuppgifter av alla deltagare:

Namn, skola, årskurs, e-postadress.

Vi samlar in följande personuppgifter från dem som övernattar på hotellet som Åbo Akademi bekostar:

Personbeteckning, hemadress, postnummer, hemort. Gällande hotellövernattningen samlar vi även in uppgifter om deltagarens kön för att kunna dela in deltagarna i rum med personer av samma kön, ifall personen själv inte har meddelat ett önskemål.

Personbeteckning behandlas på basis av dataskyddslagens 29 § 1 mom., enligt vilken en personbeteckning får behandlas med den registrerades samtycke.

Vi samlar in följande uppgifter från dem som reser med bussen från Helsingforsregionen på lördag morgon: vilken busshållplats personen stiger på vid (Böle tågstation eller IKEA Gloms).

Efter evenemanget samlas följande uppgifter in av dem som ansöker om reseunderstöd:

Personbeteckning, hemadress, postnummer och hemort samlas in genom att ansökanden skickar in en reseunderstödsblankett till evenemangets kontaktperson.

Personuppgifter behandlas av marknadskoordinator Bettina Rehnström, Åbo Akademis redovisningsteam och Åbo Akademis HR-avdelning.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?

Personuppgifter samlas in från individen själv via ett anmälningsformulär i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).

Registrering: Anmälningsuppgifterna registreras i CRM-verktyget. En profil för personen skapas inte.

Lagring och lagringstid: Anmälningsuppgifterna lagras i CRM-verktyget och i en excellista som är tillgänglig för evenemangens personal, internt. Excellistan lagras på hemområdet på en dator tillhörande Åbo Akademi, tillhörande personen i fråga. Listan delas inte i molntjänster. Även Åbo Akademis säkerhetschef har tillgång till anmälningsuppgifterna i CRM verktyget samt genom samma excellista. Personuppgifterna raderas när allt efterarbete, rapportering och dokumentering är avslutat och uppgifterna inte längre är nödvändiga, dock senast 1 år efter genomförandet av evenemangen.

Personuppgifterna för de personer som övernattar på hotell och/eller tar emot reseunderstöd från Åbo Akademi efter evenemanget behandlas även av Åbo Akademis HR enhet och ekonomiavdelning.

Uppgifterna delas med Åbo Akademis redovisning som levereras av Certia Oy.

Redovisningsteamet delar uppgifterna om personer som övernattar på hotellet till Åbo Akademis HR-avdelning, i regel i samband med processeringen av reseunderstödsbetalningar.  HR-avdelningen lagrar personuppgifter om förmånstagaren i ett HR-system, varefter de skickas till Skatteförvaltningens inkomstregister. Personuppgifter långtidsarkiveras av HR-avdelningen i HR-systemet varaktigt.

Bussbolaget Launokorpi behandlar de personers namn som anmäler sig till busstransporten från Helsingforsregionen.

Namnen på personerna som övernattar på hotellet överlämnas till hotellet.

Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för behandling?

Ja, personuppgifterna kommer delvis att överföras för behandling utanför Åbo Akademi.

CRM-verktyget levereras till Åbo Akademi av Mira Network. Mira Network fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Mira Network är de som registreras i CRM-verktyget i samband med anmälan.

Rese- och kostnadsersättningar levereras till Åbo Akademi av Certia Oy. Certia Oy fungerar därför som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna som överförs till Cerita Oy är de som skickas i reseunderstödsblanketten.

Ditt namn, adress, personnummer och bankuppgifter kommer att överföras till ett HR-verktyg med syfte att informera Skatteförvaltningens inkomstregister om de förmåner som du frivilligt ansöker om, gäller hotellövernattning och reseunderstöd.

Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Åbo Akademi) för den tredje partens behov?

Ja, personuppgifterna kommer att lämnas ut utanför Åbo Akademi.

Ditt namn, adress och personnummer lämnas till Skatteförvaltningens inkomstregister.

För dem som reser med bussen från Helsingforsregionen kommer namnet att lämnas till bussbolaget för att de ska kunna försäkra sig om att de som anmält sig till busstransporten är på plats.

Namnen på personerna som övernattar på hotellet överlämnas till hotellet.

Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?

Nej, personuppgifterna överförs inte utanför EU/EES.

_________________________________________________________________________

Vilka rättigheter har du när Åbo Akademi behandlar dina personuppgifter?

Åbo Akademi ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att

– få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)

– få tillgång till dina personuppgifter vid Åbo Akademi och information om behandlingen (art. 15)

– få dina personuppgifter korrigerade (art. 16). Obs! Du som är anställd eller studerande vid Åbo Akademi kan göra korrigeringar själv, enligt anvisningar på intranätet.

– få dina uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”) i vissa situationer (art. 17)

– begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)

– få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)

– invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21)

– inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

När ändamålet med behandlingen är vetenskaplig forskning, statistik eller arkivändamål kan rättigheterna vara begränsade med stöd av dataskyddslagen (1050/2018). Begränsningar i rättigheterna förutsätter alltid särskilda skyddsåtgärder.

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan) eller Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi). Se också den övergripande informationen om behandling av personuppgifter på Åbo Akademis webbsidor (www.abo.fi/dataskydd).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:

Dataombudsmannens byrå

PB 800

00531 Helsingfors

+358 29 566 6700 (växel)

tietosuoja@om.fi

tietosuoja.fi