Dataskyddsmeddelande

Registeransvarig:
Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3, 20500 Åbo
Tfn: (02) 215 31

Dataskyddsombud:
Dataskyddsombudet vid Åbo Akademi, https://www.abo.fi/dataskydd/
dataskydd@abo.fi, +358 2 215 31 (växel)

Kontaktpersoner i ärenden gällande programmet:
Mirjam Granström
Samverkan
mirjam.granstrom@abo.fi, +358505215373

Charlotta Wendelin
Samverkan
charlotta.wendelin@abo.fi, +358 504714577

Programmets namn
Mentorprogrammet KarriärKontakt

Ändamålet med behandlingen av persondata
Syftet med mentorprogrammet KarriärKontakt är att hjälpa ÅA-studerande i slutskedet av studierna att få kontakter till arbetslivet och konkret arbetslivskunskap med hjälp av mentorer med liknande studiebakgrund, önskade branschkunskaper och kontakter. Mentorerna är alumner från Åbo Akademi.

Behandlingen av persondata är i det sammanhanget nödvändig dels för att matcha adepter (studerande) och mentorer (alumner), dels för att erbjuda mentorparen möjlighet att nätverka sinsemellan under programmets gång.

Åbo Akademi förbinder sig att samla in och behandla dina personuppgifter på ett rättvist och öppet sätt och i enlighet med lagstiftningen om behandling av personuppgifter. Denna dataskyddsbeskrivning beskriver hur universitetet hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsbestämmelserna.

Registret innehåller följande uppgifter
Namn, ålder, e-postadress, telefonnummer, hemort, utbildning, examen, examensår, studieinriktning med huvudämne, studiepoäng, CV, LinkedIn-profil, befattning, bransch och arbetsgivare.

Uppgifterna lämnas in av de studerande och alumner som söker till programmet. Uppgifterna lagras i Åbo Akademis kontaktregister (CRM).

I ansökningsfasen för adepter till mentorprogrammet skickar de ansökande in individuella videopresentationer. Presentationsvideorna laddas upp och lagras på Panopto, som är en videotjänst som de nordiska universiteten använder via sitt samarbetsorgan NORDUnet. NORDUnet är ett samnordiskt datornätverk för samverkan mellan de nationella forsknings- och universitetsnätverken. Endast administratörerna av mentorprogrammet kommer åt videorna. Panopto-servrarna finns i Danmark, och fyller GDPR-kraven. Videorna raderas från Panopto en månad efter att rekryteringsprocessen avslutats.

Rättsliga grunden för behandlingen
Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift som utförs av allmänt intresse eller för att utöva den offentliga makt som Åbo Akademi har enligt lag. (GDPR, artikel 6.1 samt Universitetslagen § 2.)

Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Uppgifterna behandlas av mentorprogrammens koordinatorer KarriärKontakt (nationella studerande) och Career Contact (internationella studerande).

Överföring till tredje part eller till aktörer utanför EU/EES
Inga uppgifter överförs till tredje part eller till aktörer utanför EU/EES.

Hur länge behandlas och arkiveras dina personuppgifter?
De uppgifter de sökande uppger i samband med ansökningen till programmet behandlas och sparas fem år efter varje avslutad programomgång. Behandlingstiden är nödvändig för att följa upp vilka som nyligen, inom de senaste fem åren, anmält intresse för samt deltagit i programmet. När behandlingstiden gått ut raderas uppgifterna.

Som registrerad har du följande rättigheter:
I enlighet med EU:s dataskyddsförordning har du rätt att

•  få information om behandlingen av dina egna personuppgifter
• få tillgång till dina uppgifter hos Åbo Akademi
• få dina personuppgifter korrigerade
• få dina personuppgifter raderade (”rätten att bli glömd”) i vissa situationer
• begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer
• få personuppgifterna överförda mellan system
• invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer
• inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag
• framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten.

Hur kan du utöva dina rättigheter?
Åbo Akademi har gemensamma instruktioner om utövande av den registrerades rättigheter: https://www.abo.fi/dataskydd/

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta Åbo Akademis dataskyddsombud eller programmets kontaktperson (se ovan).

Allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder
Åbo Akademi ska som personuppgiftsansvarig vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter.

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten
Dataombudsmannens byrå
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: +358 29 566 6700
E-post: tietosuoja@om.fi
Webbsida: https://tietosuoja.fi/sv/framsida