Insamlingsprinciper för Sjöhistoriska institutet vid Åbo Akademi

Godkända av Sjöhistoriska institutets ledningsgrupp 15.1.2021

Enligt instruktion för Åbo Akademis bibliotek med Sjöhistoriska institutet godkänd av styrelsen 14.12.2020 (3 §) har Sjöhistoriska institutet till uppgift att främja sjöhistorisk och maritimetnologisk dokumentation, forskning, undervisning och information genom att: 1) insamla arkivaliskt material som belyser sjöfartens, fiskeriets och den maritima kulturens historia samt, 2) upprätthålla ett specialbibliotek.

Insamlingsprofil

Arkivmaterial och litteratur tas emot såväl i form av överlåtelser (donationer inklusive testamentariska förordnanden) som genom aktiv och planerad insamlingsverksamhet (fältarbeten och samtidsdokumentation; gällande litteratur även genom inköp).

I sin insamlingsverksamhet (såväl den aktiva som den passiva) fokuserar Sjöhistoriska institutet på de i instruktionen utstakade tyngdpunktsområdena sjöfarten, fiskeriet och den maritima kulturens historia. Utöver sjöfartsnäringens historia i vid bemärkelse fokuserar institutet således också sitt intresse på kust- och skärgårdsbornas näringar, vattensport samt i viss utsträckning även sjökrigshistoria. Bevakningsområdet är inte geografisk definierat i instruktionen, men omfattar i första rummet Finland med särskilt fokus på den sydvästra landsändan, Åbo med omnejd samt sydvästra Finlands skärgård. Eftersom sjöfarten till sin natur är internationell måste intresset gällande sjöfart på finländska kölar samt det finländska sjöfolkets rörelse även ses i ett internationellt perspektiv.

Sjöhistoriska institutet tar endast undantagsvis, och i sådana fall efter särskild prövning, emot donationer behäftade med villkor. Det material som tas emot skall utan förbehåll kunna ställas till forskningens förfogande. Institutet förbehåller sig rätten att gallra materialet samt att även i övrigt förfara med detsamma enligt eget gottfinnande och enligt de principer för arkivvård som tillämpas och rekommenderas av Riksarkivet i Finland.

Transporten till institutet och eventuella därmed förknippade kostnader ombesörjs av donator.

Insamlingsprocess

• Efter kontakt/erbjudande om donation bekantar sig representanter för institutet med materialet och fattar beslut om mottagande alternativt hänvisar till annan möjlig mottagande instans
• Beslut om mottagande fattas av institutets personal
• Beslut om mottagande av större och mera betydande donationer fattas av föreståndaren
• Beslut om mottagande av donationer som kräver stort utrymme och av olika orsaker antas kunna ge upphov till betydande kostnader fattas av institutets ledningsgrupp
• Mottagna gåvor accessioneras och över gåvor uppgörs gåvobrev som undertecknas av vardera parten

Riktlinjer för mottagande av historiskt material och traditionsmaterial

Sjöhistoriska institutet tar emot

• Originalmaterial som tillhört sjöfolk, skärgårdsbor, forskare och personer sysselsatta inom sjöfartsnäring, skeppsbyggeri och vattensport, släkter, gårdar m.m.
• Föreningars och samfunds arkiv som anknyter till sjöfarten, sjöfartsnäringen, sjöfartsutbildningen, vattensport, navigation m.m.
• Företagsarkiv med anknytning till sjöfarten, t.ex. rederiarkiv (med reservationer).
• Skeppsdagböcker, sjökartor, skeppsdokument, ritningar etc.
• Handskrifter, brev, dagböcker, inspelningar, dokument och fotografier

Sjöhistoriska institutet tar inte emot

• Depositioner
• Myndighetshandlingar
• Sekretessbelagt material
• Material med oklara ägoförhållanden
• Avskrifter och kopior av handlingar som finns i andra arkiv
• Material med anknytning till arkiv som donerats till eller deponerats i andra arkiv
• Smutsigt, skadat eller trasigt material
• Samlingar, som till sin omfattning är så stora att de inte inom en rimlig framtid kan ordnas och förtecknas och därmed tillgängliggöras

Riktlinjer för mottagande av litteratur

Sjöhistoriska institutet tar emot

• Företrädesvis vetenskaplig litteratur rörande sjöfart, skeppsbyggeri, sjöfartshistoria, maritim etnologi, sjökrigshistoria och marinarkeologi med besläktade discipliner; vattensport, kartografi, marin konst, fiske, navigation, skeppsregister etc.
• Generellt gäller att böckerna skall vara av bestående värde

Sjöhistoriska institutet tar inte emot

• Depositioner
• Dupletter
• Tidskrifter
• Smutsigt, skadat eller trasigt material
• Utländska encyklopedier, uppslagsverk, ordböcker och manualer
• Utländska seriella publikationer

Frågor gällande gallring och utmönstring behandlas i separat dokument, Gallrings- och utmönstringsprinciper för Sjöhistoriska institutet vid Åbo Akademi.